In den Zeiterfassungsoptionen können folgende Voreinstellungen vorgenommen werden:
Start mit Monat für die Zeiterfassung: Vor dem hier eingetragenen Datum sind keine Eingaben und keine Berechnungen möglich. Hier ist der Monat zu hinterlegen, in dem erstmals Erfassungen vorgenommen werden. Bei Änderungen wird der Bediener und das Änderungsdatum mit angezeigt (ab Version 4.1.3.X).
Monatsabschluss bis Monat/Jahr: Dieses Datum wird beim Datenexport mit der Option "Übergabe mit Monatsabschluss" automatisch gesetzt. Eine manuelle Eingabe ist möglich und hat die gleiche Auswirkung.
Ebenso kann eine gesetzter Monatssabschluss an dieser Stelle wieder aufgehoben werden, um einen abgerechneten Monat wieder für die Bearbeitung frei zu geben.
Hinweis: Wird der Monatsabschluss
gesetzt, so besteht die Möglichkeit für die ausgeschiedenen Mitarbeiter
in dem gesetzten Monat gleichzeitig die dazugehörigen Bediener
in
der Menü-/Rechteverwaltung zu deaktivieren.
Urlaubsberechnung bei Eintritt: Die Beschreibung zu diesem Punkt finden Sie im Zeiterfassungsstamm| Urlaubsansprüche.
Ohne Sekunden: Wird diese Option
gewählt, dann werden bei der Buchung keine Sekunden gebucht.
Beispiel:
Eine Buchung wird am 08:05:25 Uhr durchgeführt. Ist die Option aktiviert
wird 08:05:00 Uhr gebucht.
Zeitartensuchfeld /Richtung:
Einstellung, ob die Zeitarten nach deren Kürzel oder nach der Bezeichnung gesucht werden können und ob die Sortierung auf- oder absteigend sein soll.
Kostenstellen
Anzeige: Hier können Sie wählen zwischen "Alle" - "Aktive" - "Nur Inaktive". Inaktiv ist eine Kostenstelle, wenn in deren Stammdaten ein Ablaufdatum eingetragen ist und dies in der Vergangenheit liegt.
Eingabe erforderlich: Wenn alle Buchungen eine Kostenstelle benötigen, ist dieses Feld zu aktivieren. Eine Buchung kann dann nicht abgeschlossen werden, wenn keine Kostenstelle eingetragen ist.
Gültigkeitsprüfung: Prüft ob die Kostenstellen-Eingabe gemäß der "Anzeige" gültig ist.
Beispiel:
Sie erhalten ein Warnung, wenn Sie bei Anzeige = "nur Aktive" eine nicht aktive Kostenstelle auswählen.
Hinweis: Ab der Webterminal Version 1.0.11.x wird die Kostenstellen- und Kostenträgerpflicht sowie die Gültigkeitsprüfung berücksichtigt.
Spesen steuerfrei/steuerpflichtig:
Hier werden die Zeitkonten angegeben die für die Berechnung „Außerhaus“ in den Kostenstellen erforderlich sind. (Eine Lizenz für die Spesenvorerfassung wird benötigt).
Kostenträger
Analog zu Kostenstellen, außer Spesen.
Pause
Systempausen verbuchen unter:
Wird in dieses Feld eine Zeitart eingetragen, so werden alle Pausen, die das System automatisch durch die Pausenvorgaben abzieht, auf diese Zeitart gebucht. Diese Zeitart sollte normalerweise vom Zeittyp "ohne Berechnung" sein.
Hinweis: Werden Pausen über das System und manuell verbucht, sollten separate Zeitarten verwendet werden. Ab der Version 5.0.2.x wurde die Zeitart „Systempause“ bereits definiert und muss im Anwendungsfall nur noch ausgewählt werden.
zeitabhängige Pause-Fixwert anzeigen:
Aktiviert die Pausenart "zeitabhängige Pause-Fixwert" im Tagesmodell. Dort kann diese dann ausgewählt werden. Die Funktionsweise können Sie hier lesen.
Anträge
E-Mail Benachrichtigung:
Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn der Mitarbeiter / Gruppenleiter / Stellvertreter über den Status des Antrages per Email informiert werden möchte.
Beachten Sie, dass für Mitarbeiter und Gruppenleiter
entsprechende Email-Einstellungen unter "Einstellungen - PC-Einstellungen"
bei "Email senden/empfangen" vorgenommen werden müssen.
Genehmigung durch nur einen Vorgesetzten:
Durch Anwählen dieser Option werden alle Mitarbeitergruppen zusammengefasst, so dass pro Antrag ein einziger Datensatz in der Vorgesetzten-Ansicht erscheint.
Dabei reicht eine Genehmigung des Gruppenleiters oder Stellvertreters für die Antragsgenehmigung.
Wenn diese Option nicht gewählt wurde und ein Mitarbeiter als festes Mitglied in zwei Mitarbeitergruppen vertreten ist, so wird für jede Mitarbeitergruppe ein Antragsdatensatz generiert.
Bei jedem Gruppenleiter und Stellvertreter der beiden Mitarbeitergruppen erscheint jetzt jeweils ein Antrag zum Genehmigen.
Der Antrag ist erst genehmigt, wenn von jeder Gruppe die Genehmigung vorliegt.
Hinweise für E-Mail-Einstellungen unterdrücken:
Ist diese Funktion aktiviert, wird kein Hinweis mehr angezeigt, wenn keine E-Mail Adresse bei einem Mitarbeiter hinterlegt ist.
Wir empfehlen, die Parametrierung in der Rechteverwaltung
nur für autorisierte Mitarbeiter frei zu schalten.