Stundenerfassung
- Unter Stammdaten | Mandantendaten | Einstellungen muss die Option "Stundenerfassung - vorhanden" aktiviert sein.
- Der Personalnummer muss ein Arbeitszeitmodell zugeordnet sein. (Personalverwaltung | Stammdaten | Urlaub/AZkonto)
- Im Arbeitszeitmodell müssen mindestens für den aktuellen Erfassungszeitraum Stunden hinterlegt sein. Siehe auch Branchenmodell oder Arbeitzeitmodell.
- Im Arbeitszeitmodell müssen Lohnarten hinterlegt sein, die automatisch eingesetzt werden können.
| Spalte | Bedeutung | |
| Datum | Hier muss unbedingt ein gültiges Datum eingetragen sein. Gültig bedeutet: es muss ein Datum im aktuellen Abrechnungsmonat sein.
Sie können das Datum manuell eintragen. Wenn Sie jedoch keine Eingabe machen, schlägt das Programm den ersten Arbeitstag des aktuellen Abrechnungsmonats vor. Welches der erste Arbeitstag ist, ist im Arbeitszeitmodell definiert. Jedes Datum kann beliebig oft angesprochen werden (z.B. wenn Sie einen Arbeitstag auf mehrere Kostenstellen verteilen müssen). |
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| BU: (Buchungskennzeichen) | Die Buchungskennzeichen sind Platzhalter und werden vom Programm automatisch in Lohnarten umgesetzt. Welche Lohnarten dies sind, ist im jeweiligen Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters festgelegt.
Mögliche Eingaben: (Auswahl mit F4 oder Doppelklick mit der linken Maustaste) |
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Keine Eingabe =
U = K= F = A = W = WK= |
Die Lohnart für "Normalstunden" wird angesprochen. Abhängig von der Einstellung zur Behandlung der Mehrstunden wird so auch automatisch die Lohnart für Überstunden eingesetzt oder für Zugänge und Abgänge im Arbeitszeitkonto Urlaub Krankheit Feiertag Kurzarbeit Winterausfall (Nur Baulohn) Winterausfall Krank (Nur Baulohn) |
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| LArt: (Lohnart) | Alternativ zum Buchungskennzeichen kann auch eine bestimmte Lohnart eingesetzt werden. Falls hier eine Lohnart eingetragen wird, setzt diese die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Lohnart außer Kraft.
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| Kostenstelle - Kostenträger | Damit Sie hier eine Eingabe vornehmen können, müssen die möglichen Kostenstellen bzw. Kostenträger in den dafür vorgesehenen Tabellen angelegt sein (Stammdaten | Kostenstellen/-träger). Wenn diese Anlage vorgenommen wurde, können Sie die Tabelle durch Betätigen von <F4> oder Doppelklick mit der Maus aufrufen und eine Kostenstelle und/oder einen Kostenträger eingeben.
Falls Kostenstelle und Kostenträger in der gleichen Buchungszeile hinterlegt werden, hat dies Auswirkung auf die Übergabe in die GDI Finanzbuchhaltung: Die Kostenstelle wird dort als Originärbuchung geführt, der Kostenträger als Statistikbuchung. Wenn Sie den Kostenträger als Originärbuchung übergeben wollen, kann die Voreinstellung im Buchungsbeleg geändert werden. In diesem Fall wird dann nur der Kostenträger übergeben, nicht die Kostenstelle.
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| LArt1 - LArt2 | In jeder Buchungszeile können Sie zusätzlich bis zu zwei weitere Lohnarten eintragen. Abhängig von der Einstellung im Arbeitszeitmodell, wird die eingetragene Lohnart mit der Einheit 1 oder mit der Anzahl der Stunden in dieser Zeile gerechnet. (Siehe auch ->Arbeitszeitmodell) LArt1 muss mit einem Stundensatz in der Tariftabelle verknüpft sein. Bei LArt2 kann man alternativ individuell einen Stundensatz hinterlegen. |
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1. Manuell - jeder Tag wird einzeln erfasst
2. Automatisch - Betätigen des Buttons "Automatik"
3. Kombination aus beiden
Beginnen Sie mit dem Datum. Entweder, indem Sie den Tag eingeben, den Sie erfassen möchten oder indem Sie das Programm den ersten Tag des aktuellen Monats vorschlagen lassen.
Im Feld "BU" machen Sie nur dann einen Eintrag, wenn es sich nicht um Normalstunden handelt.
Im Feld "LArt" ist ebenfalls nur dann ein Eintrag zu machen, wenn Sie eine Lohnart ansprechen wollen, die nicht durch ein vordefiniertes Kennzeichen (U,K,W,....) mit dem Arbeitszeitmodell verknüpft ist.
Die Anzahl der Stunden wird anhand der Vorgabe im Arbeitszeitmodell vorgeschlagen. Diesen Vorschlag können Sie ändern. Dadurch ergeben sich entweder Überstunden oder Fehlstunden.
Fehlstunden entstehen nicht, wenn Sie den gleichen Tag mehrmals ansprechen und somit die Vorgabestunden laut AZ-Modell erreicht werden.
Betätigen Sie dazu den Button 
am linken unteren
Bildschirmrand.
Danach wird Ihnen eine Erfassungsmaske angeboten. Die Voreinstellung ist jeweils das erste und letzte Datum des aktuellen Abrechnungsmonats.
Wenn Sie diese Vorgabe einfach speichern, indem Sie das den grünen Haken betätigen, erfolgen die Buchungen exakt laut Vorgaben des Arbeitszeitmodells.
Falls Sie danach Änderungen machen wollen, muss jede Zeile einzeln geändert werden.
Zum Speichern der eingegebenen Stunden können sie
alternativ auch die Tastenkombination <Strg>+<Enter> verwenden.
Sie können jedoch bereits vor dem Speichern die Angaben machen, die Sie im Vorfeld kennen - z. B. Urlaub, Schulstunden, Krankheit.
Die Anzahl der Stunden pro Tag entspricht auch hier den Vorgaben im AZ-Modell.
In den meisten Fällen entsprechen die tatsächlich gearbeiteten Stunden nicht exakt den Vorgabestunden laut AZ-Modell. Somit ist fast immer der folgende Punkt notwendig:
Nachträgliche Änderung bestehender Zeilen
Die Einträge in bereits bestehenden Zeilen können nachträglich verändert werden, so lange keine endgültige Abrechnung durchgeführt wurde.
Sie können also
- die Anzahl der Stunden überschreiben
- Kostenstellen und Kostenträger eingeben oder ändern
- Buchungskennzeichen neu vergeben oder ändern
- Lohnarten an Stelle von Buchungskennzeichen eingeben
- LArt1 und LArt2 eintragen oder ändern
Zusätzliche Zeilen, mit denen ein Datum mehrmals angesprochen werden soll, müssen am Ende der Tabelle eingegeben werden (Mit den Pfeiltasten nach unten)
Sobald Sie die Eingabemaske verlassen, werden die Zeilen automatisch chronologisch sortiert.
Die Aufteilung eines Datums auf mehrere Tage ist notwendig, wenn z. B.
- auf mehrere Kostenstellen verteilt werden soll
- stundenweise Schlechtwetter abzurechnen ist (Baubranchen)
- halbe Urlaubstage genommen werden
Speichern Sie die Stundenerfassung entweder indem Sie den grünen Haken betätigen oder <Strg>+<Enter> drücken. Dadurch erfolgt automatisch die Übernahme der eingegebenen Stunden in die Bruttolohnerfassung.
Die Anzeige der Zeilen, die aus der Stundenerfassung generiert wurden, unterscheiden sich in der Bruttolohnerfassung farblich von den Buchungszeilen, die in der Bruttolohnerfassung eingegeben wurden.
Die hellblau dargestellten Zeilen resultieren also aus den Eingaben in der Stundenerfassung.
Änderungen dieser Zeilen sind ausschließlich durch Eingaben in der Stundenerfassung möglich. Wenn Sie diese Zeilen in der Bruttolohnerfassung ändern, werden sie beim nächsten Speichern der Daten wieder überschrieben.
Falls Sie Änderungen in den Voreinstellungen
vornehmen (Lohnartenstammdaten, Arbeitszeitmodell) muss unbedingt eine
Neuberechnung in der Bruttolohnerfassung erfolgen.
Jede Neuberechnung bewirkt auch gleichzeitig die erneute Übernahme aus der Stundenerfassung.
Um zu überprüfen, welche Tage bereits erfasst sind, können Sie je nach Bedarf den Tageskalender zu- und abschalten.
Wenn der Tageskalender ausgeschaltet ist: 
Wenn der Tageskalender eingeschaltet ist: 
Der Tageskalender zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Tage erfasst wurden, wo Eingaben fehlen und gibt Ihnen eine Zusammenfassung der verschiedenen Stundenarten.
Die Schaltfläche "Ansicht..." wechselt zwischen 3 verschiedenen Darstellungen. Wählen Sie die Darstellung, die für Ihre Eingabeform die richtige ist, indem Sie auf diese Schaltfläche klicken.
Klicken Sie mit der Maus die Personalnummer an, auf die kopiert werden soll. Zum Speichern klicken Sie auf das grüne Häkchen. Das Programm verzweigt wieder in die Stundenerfassung der ursprünglichen Personalnummer.
Dort müssen die Daten nochmals gespeichert werden.
Klicken Sie die erste Personalnummer an. Halten Sie dann die <Shift>-Taste gedrückt und markieren Sie mit der Taste <Pfeil-unten> die Personalnummern,
in welche die aktuelle Erfassung kopiert werden soll. Haben Sie alle Personalnummern markiert, klicken Sie auf das grüne Häkchen zum Speichern.
Sobald Sie die Bruttolohnerfassung verlassen, erfolgt eine erneute Nettolohnberechnung und Übernahme der Stunden in allen betroffenen Personalnummern.
Diese Routine läuft auch dann ab, wenn Sie einzeln in jeder Personalnummer die Neuberechnung durchgeführt haben.
Eine andere Variante: geben Sie in den beiden Feldern "Nach Personalnummer" und "bis" den Nummernbereich ein, in den Sie die aktuelle Stundenerfassung kopieren wollen.
Alle weiteren Funktionen sind identisch mit der oben beschriebenen
Halten Sie die <Strg>-Taste gedrückt und klicken Sie mit der Maus auf die Personalnummern, in welche die aktuelle Stundenerfassung kopiert werden soll.
Haben Sie alle Personalnummern markiert, klicken Sie auf das grüne Häkchen zum Speichern.
Sobald Sie die Bruttolohnerfassung verlassen, erfolgt eine erneute Übernahme der Stunden in allen betroffenen Personalnummern.
Diese Routine läuft auch dann ab, wenn Sie einzeln in jeder Personalnummer die Neuberechnung durchgeführt haben.
Fragen zu gebuchten Stunden
Wenn nicht gleich deutlich wird, nach welcher Verfahrensweise die Verbuchung der Überstunden, Fehlstunden, AZ-Konto-Stunden usw. erfolgt ist, gibt das Abrechnungsprotokoll darüber Auskunft.
Sie finden das Abrechnungsprotokoll unter Personalverwaltung | Lohnkonto | Abrechnungsprotokoll zur Ansicht am Bildschirm oder unter Listen | Abrechnungsprotokoll zum Ausdruck.
Wenn Sie mit Arbeitszeitkonten arbeiten, sind diese meist eng mit der Stundenerfassung verstrickt, sofern Sie diese nicht komplett manuell verwalten.
Bitte lesen Sie dazu das Stichwort Arbeitszeitkonten.
Kostenstellen und Kostenträger können entweder manuell eingegeben werden, oder aber aus einer Tabelle ausgewählt werden.
Wenn Sie Ihre KST/KTR innerhalb des Lohnprogramms verwalten, sind diese unter Stammdaten | Kostenstellen/Kostenträger anzulegen.
Wenn Sie die GDI-Kostenrechnung einsetzen, ist die Vorgehensweise folgende:
Stammdaten – FIBU/KORE-Parameter: Hier muss der Datenpfad eingetragen sein, in dem die Dateien mit den Kostenstellen und/oder Kostenträgern abgelegt sind.
Das Feld „Interne Verwaltung“ darf nicht aktiviert sein.
In dem angegebenen Verzeichnis müssen die Dateien KST.DBF (Kostenstellen) und/oder KTR.DBF (Kostenträger) vorhanden sein. Die Dateinamen dürfen nicht anders lauten!
Diese Dateien können Sie aus der GDI Kostenrechnung im Menüpunkt „Zusatz | Datenexport | dBase-Export“ auslagern.
Wenn diese Vorbereitungen getroffen sind, können Sie in der Stundenerfassung in den entsprechenden Feldern die Kostenstellen /Kostenträger anzeigen lassen und auswählen.