Kunden erfassen
 

Stammdaten
Kundennummer

Bei Vergabe der numerischen Kundennummer müssen Sie die Nummernkreise, die Sie bei der Mandantenanlage für Kunden und Lieferanten zugeteilt haben, beachten.

 

Klicken Sie auf die <+> -  Taste erhalten Sie die nächste fortlaufende Kundennummer.

 

Eine Kundennummer außerhalb dieses Bereichs können Sie nicht vergeben. Sie erhalten eine entsprechende Fehlermeldung und der neue Datensatz wird nicht angelegt.

 

Beachten Sie, dass angelegte Kundenummern nachträglich nicht mehr geändert werden können! Bei Überschreiben der Felder "Kundennr" mit einer neuen Nummer erwartet das Programm die Eingabe einer neuen Adresse.
 

Suchname

Der Suchname wird, wie die Kundennummer indiziert. Sie sollten ihn so wählen, dass er möglichst eindeutig und "sprechend" ist.

Bei der Vergabe von Suchnamen sollten Sie auf nachvollziehbare Regeln achten, damit eine sinnvolle Suche möglich ist.
 

Adresse

Eingabe der Adresse des Kunden: Name1, Name2, Name3, Straße, Länderkennzeichen, PLZ /Ort

Zur Unterstützung bei der Auswahl der PLZ wurde ein Postleitzahlenverzeichnis integriert. Über den Button im PLZ-Feld öffnet sich ein spezieller Auswahldialog. Siehe Postleitzahlen.

Es können die Postleitzahlen aus Deutschland (Standard), aus Österreich (wird automatisch hinterlegt bei Neuanlage eines österreichischen Mandanten) oder beide zur Auswahl angezeigt werden. Eintrag in den Nummernkreisen.
 

Telefon, Handy, Telefax, E-Mail, Home

Je nach Ihren techn. Voraussetzungen, können Sie direkt aus den Stammdaten des Programms E-Mails versenden. Selbst der Belegversand per E-Mail ist möglich. Erfassen Sie deshalb auch diese Daten, wenn Sie Ihnen vorliegen.

Wenn Sie die Internet-Adresse des Kunden eingeben, können Sie bei einer entsprechenden Internetanbindung per Klick direkt auf die Homepage verzweigen.

Siehe auch unter FAX-Anbindung und E-Mail-Einstellungen.
 

Anrede

Anrede des Kunden für den Briefverkehr, z. B. Sehr geehrter Herr
 

Bemerk1, Bemerk2

Hier erfassen Sie zwei Bemerkungszeilen sowie alle für die Kommunikation mit dem Kunden wichtigen Informationen. Auf diese Felder können Sie bei der Erstellung eigener Listen zugreifen.
 

Kreditlimit

Eingabe eines Kreditlimits. Bei Erreichen oder Überschreiten dieses Limits wird beim Einbuchen einer neuen Rechnung eine Warnung angezeigt.

 

 

 

Für die nachfolgenden Felder werden Tabellendaten verwendet, die vorab in den Basis- bzw. Stammdaten erfasst werden müssen: 

Hausbank

Zuordnung der Hausbank über die Bankentabelle. Siehe Stammdaten | Banken

 

Währung

Zuordnung einer Fremd-Währung, die nicht der Hauswährung EUR entspricht,  über die Währungstabelle.
 

Mahngruppe

Zuordnung der jeweiligen Mahngruppe über die angelegte Mahngruppen im Menü Basisdaten | Mahngruppen

Bei manueller Neuanlage wird bei jedem Kunden automatisch die Mahngruppe 1 eingetragen.

 

0 oder Feld leer = Kunde wird nicht gemahnt

 

Kunden, die in den Bankdaten als "Lastschriftkunde" gekennzeichnet sind, werden ebenfalls nicht gemahnt. Die eingebuchten Belege erhalten alle automatisch dieses Lastschriftkennzeichen und werden beim Mahnlauf nicht berücksichtigt.

Vergeben Sie bei Lastschriftkunden trotzdem eine Mahngruppe, damit Belege, die nicht eingelöst wurden, im nächsten Mahnlauf berücksichtigt werden (Lastschriftkennzeichen bei Rücklastschrift im Beleg entfernen - der Beleg wird gemahnt).

Vergeben Sie an Lastschriftkunden eine eigene Mahngruppenziffer, so können dort Mahntexte speziell für Rücklastschriften hinterlegt werden, z. B. : "Folgender Beleg wurde unserem Konto wieder rückbelastet: ...."

 

Hausbank, Mahngruppe 1 und Avisgruppe 1 können beim Import neuer Personenstammdaten über STD-Dateien in den Import-Einstellungen hinterlegt werden.

- Mahnversand an

Um Mahnanschreiben - besonders beim Mahnversand per Fax und Email - gezielt an die gewünschte Adresse zu versenden, kann hier gewählt werden zwischen:

- Ansprechpartner

Dieses Feld wird für die Eingabe einer Ansprechpartner-Nummer aktiv, wenn in "Mahnversand an" diese Option gewählt wurde.

 

 

Avisgruppe

Zuordnung der jeweiligen Avisgruppe über die angelegte Avisgruppen im Menü Basisdaten

- Avisversand an

Um Zahlungsavise - besonders beim Versand per Fax und Email - gezielt an die gewünschte Adresse zu versenden, kann hier gewählt werden zwischen:

- Ansprechpartner

Dieses Feld wird für die Eingabe einer Ansprechpartner-Nummer aktiv, wenn in "Avisversand an" diese Option gewählt wurde.

 

Vertreter

Über eine Auswahltabelle teilen Sie dem Kunden einen der in den Stammdaten erfassten Vertreter zu.
Wird der Vertreter geändert, erfolgt eine Abfrage, ob die Änderung auch rückwirkend für alle noch offenen Belege gelten soll.

 

Anzeigesperre im Dialogbuchen

Durch das Häkchen wird dieses Konto in den Such-Tabellen der Dialogbuchhaltung nicht mehr angezeigt.

So können nicht mehr genutzte Sachkonten und Personenkonten, die aktuell nicht mehr bebucht werden (sollen), ausgeblendet werden.

Dies gilt für Konten, die nicht gelöscht werden dürfen, da Umsätze vorhanden sind (Aufbewahrungspflicht).

 

Ein direktes Bebuchen der ausgeblendeten Konten ist trotzdem weiterhin möglich. Dazu muss die Kontonummer direkt eingegeben werden.

 

Zusatzfelder

Für die Stammdaten können Sie sich auch zusätzliche Felder definieren. Die Vorgehensweise erfahren Sie im Kapitel Firma unter Nummernkreise, "Zusatzfelder". 

Selektion

Sie können hier zu jedem Buchstaben ein beliebiges Zeichen hinterlegen. Diese dienen als weitere Selektionskriterien bei der Kundenauswahl in einigen Listen und Auswertungen.

 

 

 

Die Links für die Recherche zur Umsatzsteuer-Identnummer, zur Swift-Adresse und für die Bauabzugssteuer werden von uns jeweils aktualisiert.

Um eigene Links zu hinterlegen, können diese in den Nummernkreisen eingetragen werden:

 

Systemmenü: Nummernkreise -> Systemdaten -> Textansicht:

 

UstIDNr.Internet.Recherche=http://...

Swift.Internet.Recherche=http://...

Bauabzugssteuer.Internet.Recherche=http://