Bei Vergabe der numerischen Kundennummer müssen Sie die Nummernkreise, die Sie bei der Mandantenanlage für Kunden und Lieferanten zugeteilt haben, beachten.
Klicken Sie auf die <+> - Taste erhalten Sie die nächste fortlaufende Kundennummer.
Eine Kundennummer außerhalb dieses Bereichs können Sie nicht vergeben. Sie erhalten eine entsprechende Fehlermeldung und der neue Datensatz wird nicht angelegt.
Beachten Sie, dass angelegte Kundenummern
nachträglich nicht mehr geändert werden können! Bei Überschreiben der
Felder "Kundennr" mit einer neuen Nummer erwartet das Programm
die Eingabe einer neuen Adresse.
Der Suchname wird, wie die Kundennummer indiziert. Sie sollten ihn so wählen, dass er möglichst eindeutig und "sprechend" ist.
Bei
der Vergabe von Suchnamen sollten Sie auf nachvollziehbare Regeln achten,
damit eine sinnvolle Suche möglich ist.
Eingabe der Adresse des Kunden: Name1, Name2, Name3, Straße, Länderkennzeichen, PLZ /Ort
Zur Unterstützung bei der Auswahl der PLZ wurde ein Postleitzahlenverzeichnis integriert. Über den Button im PLZ-Feld öffnet sich ein spezieller Auswahldialog. Siehe Postleitzahlen.
Es
können die Postleitzahlen aus Deutschland (Standard), aus Österreich (wird
automatisch hinterlegt bei Neuanlage eines österreichischen Mandanten)
oder beide zur Auswahl angezeigt werden. Eintrag in den Nummernkreisen.
Je nach Ihren techn. Voraussetzungen, können Sie direkt aus den Stammdaten des Programms E-Mails versenden. Selbst der Belegversand per E-Mail ist möglich. Erfassen Sie deshalb auch diese Daten, wenn Sie Ihnen vorliegen.
Wenn Sie die Internet-Adresse des Kunden eingeben, können Sie bei einer entsprechenden Internetanbindung per Klick direkt auf die Homepage verzweigen.
Siehe
auch unter FAX-Anbindung
und E-Mail-Einstellungen.
Anrede des Kunden für den Briefverkehr, z. B. Sehr geehrter Herr
Hier
erfassen Sie zwei Bemerkungszeilen sowie alle für die Kommunikation mit
dem Kunden wichtigen Informationen. Auf diese Felder können Sie bei der
Erstellung eigener Listen zugreifen.
Eingabe eines Kreditlimits. Bei Erreichen oder Überschreiten dieses Limits wird beim Einbuchen einer neuen Rechnung eine Warnung angezeigt.
Für die nachfolgenden
Felder werden Tabellendaten verwendet, die vorab in den Basis- bzw. Stammdaten
erfasst werden müssen:
Zuordnung der Hausbank über die Bankentabelle. Siehe Stammdaten | Banken
Zuordnung einer Fremd-Währung, die nicht der Hauswährung EUR entspricht,
über die Währungstabelle.
Zuordnung der jeweiligen Mahngruppe über die angelegte Mahngruppen im Menü Basisdaten | Mahngruppen
Bei manueller Neuanlage wird bei jedem Kunden automatisch die Mahngruppe 1 eingetragen.
0
oder Feld leer = Kunde wird nicht gemahnt
Kunden, die in den Bankdaten als "Lastschriftkunde" gekennzeichnet sind, werden ebenfalls nicht gemahnt. Die eingebuchten Belege erhalten alle automatisch dieses Lastschriftkennzeichen und werden beim Mahnlauf nicht berücksichtigt.
Vergeben Sie bei Lastschriftkunden trotzdem eine Mahngruppe, damit Belege, die nicht eingelöst wurden, im nächsten Mahnlauf berücksichtigt werden (Lastschriftkennzeichen bei Rücklastschrift im Beleg entfernen - der Beleg wird gemahnt).
Vergeben Sie an Lastschriftkunden eine eigene Mahngruppenziffer, so können dort Mahntexte speziell für Rücklastschriften hinterlegt werden, z. B. : "Folgender Beleg wurde unserem Konto wieder rückbelastet: ...."
Hausbank,
Mahngruppe 1 und Avisgruppe 1 können beim Import neuer Personenstammdaten
über STD-Dateien in den Import-Einstellungen hinterlegt werden.
Um Mahnanschreiben - besonders beim Mahnversand per Fax und Email - gezielt an die gewünschte Adresse zu versenden, kann hier gewählt werden zwischen:
Kundenstamm - Adressdaten werden aus dem Kundenstamm (oben) verwendet
Belegadresse - Adressdaten werden aus dem Beleg übernommen - zu nutzen bei Kundennummern für "Diverse Kunden"
Ansprechpartner - Eingabe der Nummer des Ansprechpartners - die Mahnungen werden dann an die Adressdaten dieses Ansprechpartners versandt
Dieses Feld wird für die Eingabe einer Ansprechpartner-Nummer aktiv, wenn in "Mahnversand an" diese Option gewählt wurde.
Zuordnung der jeweiligen Avisgruppe über die angelegte Avisgruppen im Menü Basisdaten
Um Zahlungsavise - besonders beim Versand per Fax und Email - gezielt an die gewünschte Adresse zu versenden, kann hier gewählt werden zwischen:
Kundenstamm - Adressdaten werden aus dem Kundenstamm (oben) verwendet
Belegadresse - Adressdaten werden aus dem Beleg übernommen - zu nutzen bei Kundennummern für "Diverse Kunden"
Ansprechpartner - Eingabe der Nummer des Ansprechpartners - die Avise werden dann an die Adressdaten dieses Ansprechpartners versandt
Dieses Feld wird für die Eingabe einer Ansprechpartner-Nummer aktiv, wenn in "Avisversand an" diese Option gewählt wurde.
Über
eine Auswahltabelle teilen Sie dem Kunden einen der in den Stammdaten
erfassten Vertreter zu.
Wird der Vertreter geändert, erfolgt eine Abfrage, ob die Änderung auch
rückwirkend für alle noch offenen Belege gelten soll.
Durch das Häkchen wird dieses Konto in den Such-Tabellen der Dialogbuchhaltung nicht mehr angezeigt.
So können nicht mehr genutzte Sachkonten und Personenkonten, die aktuell nicht mehr bebucht werden (sollen), ausgeblendet werden.
Dies gilt für Konten, die nicht gelöscht werden dürfen, da Umsätze vorhanden sind (Aufbewahrungspflicht).
Ein direktes Bebuchen der ausgeblendeten Konten ist trotzdem weiterhin möglich. Dazu muss die Kontonummer direkt eingegeben werden.
Für die Stammdaten können Sie sich auch zusätzliche Felder definieren. Die Vorgehensweise erfahren Sie im Kapitel Firma unter Nummernkreise, "Zusatzfelder".
Sie können hier zu jedem Buchstaben ein beliebiges Zeichen hinterlegen. Diese dienen als weitere Selektionskriterien bei der Kundenauswahl in einigen Listen und Auswertungen.
Die Links für die Recherche zur Umsatzsteuer-Identnummer, zur Swift-Adresse und für die Bauabzugssteuer werden von uns jeweils aktualisiert.
Um eigene Links zu hinterlegen, können diese in den Nummernkreisen eingetragen werden:
Systemmenü: Nummernkreise -> Systemdaten -> Textansicht:
UstIDNr.Internet.Recherche=http://...
Swift.Internet.Recherche=http://...
Bauabzugssteuer.Internet.Recherche=http://