UV-Lohnnachweis

"Die bei den Unfallversicherungsträgern versicherte Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, einmal jährlich die von ihren Beschäftigten erzielten Arbeitsentgelten und geleistete Arbeitsstunden des abgelaufenen Kalenderjahres an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu melden.

Die gemeldeten Arbeitsentgelte sind Berechnungsgrundlagen für den vom Unternehmen zu entrichtenden Beitrag an seinen Unfallversicherungsträger". (Auszug aus den Informationen der DGUV)

Der Lohnnachweis zur Unfallversicherung, kann im Januar des Folgejahres erstellt und versendet werden.

Voraussetzung hierfür ist der erfolgreiche Stammdatenabgleich und die korrekte Zuordnungen der Gefahrentarifstellen bei den Mitarbeitern.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird Ihnen die Offene Aufgabe "Der elektronische Lohnnachweis für das Jahr 20xx muss noch versendet werden (Abgabefrist 16.02.20xx)" auf dem Hauptbildschirm angezeigt.

Nach Klick auf diese Offene Aufgabe, gelangen Sie in die Maske unter Zusatz | MeldeCenter Daten erstellen/importieren und die Option "Lohnnachweis und Jahresmeldung" ist markiert.
Mit betätigen der Schaltfläche "Meldedaten erstellen/importieren" wird der Lohnnachweis an das MeldeCenter übergeben und kann versendet werden.

Im MeldeCenter finden Sie den Lohnnachweis im Bereich Unfallversicherung | Lohnnachweis. Sie können diese über "Abholung + Übertragung starten" an die UV versenden.

Ist dieser erstellt, sehen Sie den erstellten Lohnnachweis unter Bescheinigung | Meldungsübersicht in dem Karteireiter "Lohnnachweis".

In der Spalte "Status" ist ersichtlich, ob die Abfrage erledigt oder fehlerhaft ist oder noch auf Rückmeldung wartet.

Die Bedeutung des Symbols sehen Sie wenn Sie mit der Maus über dieses fahren oder wenn Sie mit Rechtsklick auf die Zeile die "Legende" öffnen.

Mit Klick auf das "+" vor dem Lohnnachweis, können Sie sehen welche Beträge und Stunden, von wie vielen Versicherten an die Berufgenossenschaft gemeldet wurde.

Um zu sehen wie sich die gemeldeten Beträge zusammensetzen, können Sie sich die UV-Beitragsabrechnung ansehen (per Rechtsklick auf den Lohnnachweis oder über den Button "UV-Beitragsabrechnung").

Diese Auswertung wurde nach den Vorgaben der Unfallversicherung erstellt und dient auch als Grundlage für Betriebsprüfungen.

Wenn nachträglich Werte (z. B. das BG-Brutto) per Korrektur geändert werden, erkennt dies das Programm und markiert automatisch unter Zusatz | MeldeCenter Daten erstellen/importieren den Bereich "Lohnnachweis und Jahresmeldung".

Mit der Übergabe, wird ein neuer Lohnnachweis erstellt und der alte wird storniert.

Einzuhaltende Fristen:

Beachten Sie Hinweise in den Allgemeinen Informationen zur BG.

Muss eine UV-Stammdatenabfrage storniert werden auf die bereits ein Lohnnachweis erstellt wurde, muss der UV-Lohnnachweis (lt. Vorgabe der ITSG) zuerst storniert werden.

Erst wenn die Stornierung des UV-Lohnnachweises erledigt ist, darf die UV-Stammdatenabfrage storniert und ggf. neu erstellt werden. Liegt solch eine Konstellation vor, muss nach der Übergabe des UV-Lohnnachweises erneut eine Übergabe gestartet werden um die Stornierung und ggf. die neue Meldung im MeldeCenter übermitteln zu können.

Unterjähriger Lohnnachweis

Abweichend von der Umlagemeldung sind unter bestimmten Voraussetzungen unterjährige Meldungen erforderlich. Der Lohnnachweis muss dann bereits mit der letzten Entgeltsabrechnung bzw. spätestens sechs Wochen nach Eintritt übermittelt werden.

Der jeweilige Meldegrund können Sie unter Stammdaten | UV-Verwaltung | Unfallversicherungsträger im Feld "Abweichender Meldegrund" hinterlegen.

Wenn einer dieser Gründe ausgewählt wird, ist zwingend das Feld "Gültig-Bis" zu füllen. In diesem geben Sie den letzten Monat der Gültigkeit ein.

Bei bestimmten Gründen ist in den Mandantendaten das Datum des "Tag des Insolvenzereignisses" oder der "Tag der Einstellung" zu hinterlegen.

UV05 - Vergabe einer neuen Mitgliedsnummer, gleicher UV-Träger	Wird aufgrund eines Unternehmerwechsel eine neue Mitgliedsnummer vergeben, endet die Mitgliedsnummer des bisherigen Unternehmens. Der Lohnnachweis für das bisherige Unternehmens ist mit dem Meldegrund UV05 abzugeben.
UV05 - Ende der Mitgliedschaft, Wechsel zu einem anderen UV-Träger	Ändert ein Unternehmen seinen Unternehmensgegenstand mitten im Jahr und ein neuer Unfallversicherungsträger wird zuständig, ist ein Lohnnachweis spätestens 6 Wochen nach Beginn der Frist zu übermitteln. Findet der Wechsel zum Jahreswechsel statt, gilt die reguläre Abgabefrist zum 16.02. des Folgejahres.
UV05 - Einstellung des Betriebs	Hinterlegen Sie hierfür ein Datum in den Mandantendaten \| Allgemeine Daten im Feld "Tag der Einstellung". Bei Einstellung des Betriebs muss der Lohnnachweis ebenfalls spätestens 6 Wochen danach eingereicht werden.
UV06 - Systemwechsel, Ende der Abrechnung	Wird die Lohnsoftware gewechselt, ist ein Lohnnachweis mit Meldegrund UV06 zu übermitteln.
UV06 - Beschäftigungsende aller Mitarbeiter, keine Neueinstellung geplant	Wird ein Unternehmen nicht vollständig eingestellt, sondern lediglich ohne Beschäftigte fortgeführt, muss ein Lohnnachweis spätestens sechs Wochen nach Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse übermittelt werden. Voraussetzung: Im selben Jahr werden keine Beschäftigte mehr eingestellt.
UV06 - Ende der meldenden Stelle (z. B. Wechsel des Steuerberaters)	Der Lohnnachweis fließt zum regulären Berechnung der UV-Beiträge in die Beitragsabrechnung ein. Es erfolgt keine vorgezogene Abrechnung des Beitrages.
UV08 - Lohnnachweis bei Insolvenzverfahren	Hinterlegen Sie hierfür ein Datum in den Mandantendaten \| Allgemeine Daten im Feld "Tag des Insolvenzereignisses" Der Lohnnachweis soll spätestens 6 Wochen nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens übermittelt werden. Wird das Unternehmen anschließend fortgeführt, erhält das Unternehmen ab diesem Zeitpunkt eine neue Mitgliedsnummer.

Quelle und weitere Informationen: http://www.dguv.de/medien/inhalt/versicherung/dokum/meldeverfahren.pdf S. 12 ff.