Die Belegübernahme besteht aus 2 wesentlichen Teilen:
Belegauswahl für die Belegübernahme
Ausführung der Belegübernahme
Grundsätzlich kann jede Belegart in eine beliebige andere Belegart übernommen werden. Die Belegübernahme bietet folgende Möglichkeiten:
Übernahme von Gesamtbelegen
Duplizieren von Belegen
Anhängen von Belegen
Sammelbeleg-Erstellung
Beleg-Teilübernahme
Der Aufruf der Belegübernahme ist in die Belegbearbeitungsmasken integriert und wird ausgehend von der Zielbelegart gestartet. Beispiel: Es soll ein Verkaufslieferschein in eine Verkaufsrechnung übernommen werden. In diesem Falle wechselt man in die Rechnungserfassung (Verkauf | Belege | Rechnung) und ruft dort über den Button "Übernahme" die Belegübernahme auf. Diese erfolgt dialoggesteuert in der Art eines "Assistenten".
WICHTIG: Will man einen neuen
Beleg erzeugen, so muß vor der Übernahme kein neuer Beleg(kopf) angelegt
werden. Die Belegübernahme übernimmt diese Aufgabe. Nur wenn man Belege
an einen bestehenden Zielbeleg
anhängen will, muß man darauf achten, daß man sich bereits in diesem Zielbeleg
befindet.
Nach dem Aufruf wird die Belegübernahme mit der Anzeige einer Belegauswahltabelle aktiviert. Im Kopfteil wählen Sie mittels einer Auswahlliste (Combobox) die gewünschte Quellbelegart aus. Ist keine individuelle Einstellung im Rechtesystem (Firma | MenüCodewort > Rechtesystem) getroffen, so ist in der Auswahlliste die der Zielbelegart logisch vorgelagerte Belegart als Quellbelegart voreingestellt. Beispiele: Zielbelegart Rechnung --> Quellbelegart Lieferschein; Zielbelegart Lieferschein --> Quellbelegart Auftrag). Im Tabellenteil werden die entsprechenden Belege angezeigt. Grundsätzlich nicht angezeigt werden alle im Rechtesystem gesperrten Belegarten.
Für die Belegauswahltabelle gelten die Suchfunktionen, wie sie in <F4>- Auswahltabellen üblich sind. Zusätzlich werden durch Anklicken der Checkbox "Positionen anzeigen" die jeweiligen Belegpositionen des markierten Beleges angezeigt. Dies erleichtert die Suche in einer Tabelle mit sehr vielen Belegen.
Markiert werden die Belege nach Windows-Standard mit der linken Maustaste bei gleichzeitigem Halten der <Strg>-Taste oder mittels Cursortasten (Pfeiltasten) bei Drücken der <Shift>-Taste. Ist ein Beleg markiert ist die ganze Belegzeile farblich hinterlegt. Auf die gleiche Weise wird auch die Markierung aufgehoben.
Darüber
hinaus ist bei der Auswahl der zu übernehmenden Belege über rechte Maustaste
auf dem Grid eine weitere Selektionmöglichkeit verfügbar. Es öffnet sich
eine Maske mit der Eingabemöglichkeit eines Wertebereiches (von - bis)
abhängig von der jeweiligen Gridspalte, auf welcher man sich gerade befindet.
Es können Belege entweder nur gesucht oder aber auch selektiert/markiert
werden. Beispiel: Auf Datumsspalte rechte Maustaste clicken, der Dialog
öffnet sich, per Click auf "OK + Selektion" alle Belege eines
Datums selektieren --> die Belege werden gesucht und gleich markiert,
so dass das manuelle Markieren zur Übernahme entfällt.
Nach dem Markieren der Belege wechselt das Programm über den "OK"-Button in das eigentliche Übernahmefenster. Dieses gliedert sich in drei Hauptbereiche:
Oben: Kopfbereich mit tabellarischer Anzeige der ausgewählten Belege sortiert nach Adressnummer. Unmittelbar nach dem Aufruf der Maske nimmt dieser Bereich den größten Raum ein.
Mitte: Bereich zur Anzeige der Übernahmeoptionen und zur Anzeige einer Positionstabelle. Diese wird nur bei einer Teilübernahme eingeblendet. Unmittelbar nach dem Aufruf der Maske ist dieser Bereich zugunsten des Kopfbereiches "verkleinert". Zu den Übernahmeoptionen gehören ein Eingabefeld für das Belegdatum und verschiedene Auswahlschalter (Checkboxen).
Unten: Fussbereich mit den Buttons "Teilübernahme", "Übernahme", "Duplizieren" und "Abbruch" sowie einer Fortschrittsanzeige. Über diese Buttons wird die Belegübernahme in Gang gesetzt.
Hier
erscheint das Belegdatum des aktuellen Ziel-Beleges. Dieses kann bei Bedarf
überschrieben werden, es sei denn, Sie wählen die Option "Anhängen".
An den aktuellen Beleg (aktuell in der
Belegerfassung) werden die ausgewählten Belege "angehängt".
Es können auch Belege aus dem Wareneingang z.B. eine Bestellung direkt
an einen Kundenlieferschein im Warenausgang angehängt werden. Die Option
"Zusammenfassen" wird automatisch aktiviert. ACHTUNG: Liegen
Belege unterschiedlicher Adressen vor, so werden diese durch die gewählte
Option "Anhängen" auf die Adresse des Zielbeleges "zusammengefasst".
Quellbelege gleicher Adressen werden jeweils zu einem Zielbeleg zusammengefasst. Beispiel: Alle Lieferscheine einer Woche als Quellbelege auswählen und in einem Rutsch zu Sammelrechnungen übernehmen. Die Währung und die Steuerart (Brutto/Netto) werden vom ersten Beleg übernommen. Alle nachfolgenden Belege werden auf diese Währung und Steuerart umgerechnet.
Für jede Belegart kann ein spezifischer
Text definiert werden, der bei der Belegübernahme in den neuen Beleg als
Belegposition angelegt und somit gedruckt werden kann. Diese Option kann
über die Systemdateneinstellung "BelegUeb.Kopfteil" vorbesetzt
werden. Nähere Informationen hierüber finden Sie den Abschnitten Nummernkreise,
GDI-Basic und Systemdaten, Systemvariablen.
Ist diese Option gesetzt, so wird bei der Übernahme das Positionslieferdatum
(Datenfeld "Datumme") aus dem Quellbeleg erhalten. Ist die Option
nicht gesetzt, wird das Datum anhand des Zielbeleges neu gesetzt. Diese
Option wird per Programmlogik in Abhängigkeit von Quell- und Zielbelegart
eingestellt und muß normalerweise nicht geändert werden (z.B.
wird von Auftrag nach Lieferschein das Positionslieferdatum (Datumme)
neu gesetzt, da hier die Warenbewegung stattfindet). Über die Systemdateneinstellung
"BelUeb.PosLieferDatum" kann die Option vorbesetzt werden.
Die Funktion hängt von der Art der Belegübernahme ab:
Belegübernahme Verkauf --> Verkauf: Anstossen
der Verkaufspreisfindung. Beispiel: Seit der Auftragserstellung wurden
Preislisten modifiziert. Bei Übernahme in den Lieferschein sollen diese
Preise neu ermittelt werden. Belegpositionen mit Preislistenkennzeichen
"M" (manueller Preis) bleiben unverändert. Ist die Option nicht
aktiviert, so bleiben die Preise erhalten.
Belegübernahme Einkauf --> Einkauf: Anstossen
der kompletten Einkaufspreisfindung. Beispiel: Seit der Anfrageerstellung
wurden neue Lieferantenpreise eingepflegt. Bei Übernahme in eine Bestellung
sollen diese Preise neu ermittelt werden. Belegpositionen mit Preislistenkennzeichen
"M" (manueller Preis) bleiben unverändert. Ist die Option nicht
aktiviert, so bleiben die Preise erhalten.
Belegübernahme Verkauf --> Einkauf: Anstossen
der Einkaufspreisfindung. Beispiel: Es wurde ein Auftrag erfasst, einige
Positionen sind nicht verfügbar und müssen bestellt werden. Bei Duplizieren
in die Bestellung sollen Einkaufspreise ermittelt werden. Im Zusammenhang
mit der Systemdateneinstellung "BelegUeb.SetEKPreise" wird hier
die komplette Einkaufspreisfindung (EK-Preise und AdressArtikelpreise)
oder nur die AdressArtikelpreisfindung (Standardeinstellung) angestossen.
Ist die Option nicht aktiviert, so erhält der Zielbeleg keine Preise.
Belegübernahme Einkauf --> Verkauf: Anstossen
der Verkaufspreisfindung. Beispiel: Es wurde Ware nach telefonischer Absprache
für einen Kunden bestellt. Jetzt soll der Auftrag
für den Kunden erstellt werden. Bei Duplizieren in den Auftrag sollen
Verkaufspreise ermittelt werden. Ist die Option nicht aktiviert, so bleiben
die Einkaufspreise erhalten.
Wird dieser Button gedrückt, so wird im mittleren Maskenbereich eine Positionstabelle eingeblendet. Durch Nachbearbeiten der zu übernehmenden Positionsmengen hat der Bediener die Möglichkeit zu steuern, ob eine Position und mit welcher Menge eine Position übernommen wird (Tabellenspalten "Menge" und "Rest"). Zur Information wird der aktuelle Lagerbestand in einer weiteren Spalte angezeigt. Oberhalb der Tabelle werden zwei weitere Übernahmeoptionen eingeblendet:
Null-Positionen löschen: Diese Option bezieht sich auf verbuchungsrelevante Positionen des Quellbeleges (Positionen mit Artikelnr, Menge und Preis, keine Textpositionen). Ist diese Option aktiviert und eine Position wird komplett übernommen, so enthält der Quellbeleg die entsprechende Position nicht mehr. Ist diese Option deaktiviert, so bleibt im Quellbeleg die Position mit Menge "0" erhalten. Dies bedeutet auch, dass im Falle einer Komplett-Übernahme der Beleg erhalten bleibt. Er enthält die verbuchungsrelevanten Positionen, jedoch ohne Mengenangaben.
Alle Positionen übernehmen: Ist diese Option aktiviert werden alle Positionen des Quellbeleges in den Zielbeleg übernommen. Positionen, für die keine Mengenangabe vorgenommen wurde, werden mit Menge = "0" in den Zielbeleg übernommen. Dadurch kann man beispielsweise im Zielbeleg erkennen, daß nicht alle Positionen eines Auftrages geliefert werden können. Ist diese Option deaktiviert, so enthält der Zielbeleg nur die aufgrund der Mengenangabe übernommenen Positionen (Menge > "0")
Besonderheit bei Handelsstücklisten:
Erkennt das Programm eine Handelsstückliste (Oberteil und Unterteile mit
Druckkennzeichen "M"), so genügt bei der Teilübernahme die Mengenangabe
bei der Oberteilposition. Es erfolgt eine Abfrage, ob die Mengen der Unterteilpositionen
automatisch angepasst werden sollen.
Durch Drücken dieses Buttons wird der
letzte Schritt der Belegübernahme in der Art gestartet, daß der Quellbeleg
in den Zielbeleg entsprechend den zuvor eingestellten Optionen übernommen
wird. Bei einer Komplettübernahme bedeutet dies, dass anschliessend der
Quellbeleg nicht mehr im System vorhanden ist.
Durch Drücken dieses Buttons wird der letzte Schritt der Belegübernahme in der Art gestartet, daß der Quellbeleg in den Zielbeleg entsprechend den zuvor eingestellten Optionen dupliziert wird. Der Quellbeleg bleibt in unveränderter Form im System erhalten.
Wichtig: In der Regel sollte Duplizieren nicht verwendet werden, wenn sowohl Quellbeleg als auch Zielbeleg vom gleichen Belegtyp (z.B. Verkauf) und lagerwirksam sind und es sich um den gleichen Geschäftsvorgang handelt. Beispiel: Durch die Lieferscheinerstellung wird Ware vom Lager ausgebucht. Wird der Lieferschein in eine Rechnung dupliziert, so wird erneut eine mengenmässige Abbuchung vom Lager vorgenommen. Das Lager wird verfälscht. Wird dagegen der Lieferschein in eine Rechnung übernommen, so ergibt sich keine zusätzliche mengenmässige Abbuchung. Es wird lediglich die wertmässige Verbuchung vorgenommen. Nur wenn ein neuer Geschäftsvorgang erzeugt werden soll, ist hier Duplizieren sinnvoll.
Unterscheiden sich Quellbeleg und Zielbeleg im Belegtyp (also Übernahmen von Verkauf nach Einkauf und umgekehrt) oder es handelt sich um die Belegarten Rechnung und Gutschrift, so lässt das Programm nur die Übernahmeart "Duplizieren" zu, damit die Lagerwerte nicht verfälscht werden. Der Button "Übernahme" ist nicht anwählbar.
Ist im Rechtesystem (Firma | MenüCodewort
> Rechtesystem) für eine Belegart eine der Rechtestufen "Einfügen/Ändern",
"Ändern" oder "Nur lesen" gesetzt, kann nur eine Duplikation
erstellt werden (Quellbeleg darf nicht gelöscht werden). Ist die Rechtestufe
"Keine Rechte" gesetzt, steht die Belegart nicht als Quellbelegart
zur Verfügung.
Zur Information wird durch die Belegübernahme für jede Position das Datenfeld "Urmenge" verwaltet. Hier wird die "Ursprungsmenge" der Position festgehalten und steht somit z.B. für Auswertungen oder Belegausdruck zur Verfügung. Es gelten folgende Regeln:
Bei der ersten Teilübernahme wird die Ursprungsmenge in die Quellposition und in die Zielposition eingetragen. Durch weitere Teilübernahmen wird die Urmenge in der Quellposition nicht mehr verändert.
Steht in der Quellposition bereits eine Urmenge, so wird diese bei jeder Teilübernahme in die Zielposition übernommen, so daß bei allen Zielpositionen, die auf der gleichen Quellposition beruhen die gleiche Urmenge steht.
Bei Vollübernahmen eines Beleges wird die Urmenge ebenfalls in den Zielbeleg übernommen
Bei Duplizieren wird die Urmenge generell nicht verändert/geschrieben