A1-Verfahren (rvBEA)

Im A1- Verfahren werden Anträge auf Ausstellung einer A1-Entsendebescheinigung, einer A1-Ausnahmevereinbarung oder einem In mehreren Mitgliedsstaaten Beschäftigte die zuständige Stelle übermittelt (basiert auf EU-Recht VO (EG) 883/04 bzw. VO (EG) 987/09).

Entsendebescheinigungen werden nach einer Prüfung elektronisch zurück gemeldet.

Warum eine Entsendebescheinigung?

Wird ein Arbeitnehmer entsendet, gilt grundsätzlich das Recht des Staates in dem die Erwerbstätigkeit ausgeübt wird.

Für die diversen Ausnahmen muss eine Entsendebescheinigung beantragt und ausgehändigt werden.

Was ist mit der Entsendebescheinigung zu tun?

Die Bescheinigung ist dem/der Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin auszuhändigen und auf der Dienstreise mitzuführen. Erfolgt eine Prüfung (seit 2017 gibt es verstärkt Prüfungen in Österreich und Frankreich) ist diese Bescheinigung vorzulegen.

Das hierfür genutzte Formular ist europaweit einheitlich. Ohne entsprechenden Nachweis werden ggf. Sanktionen fällig.

Bei kurzfristigen Dienstreisen sollte die Versandbestätigung des Antrags auf eine A1-Bescheinigung zum Nachweis mitgeführt werden

Eventuell müssen zusätzlich zur Entsendebescheinigung, Ausnahmevereinbarung oder Versandbestätigung noch weitere Dokumente und Unterlagen mitgeführt werden z. B. die Anmeldung zur Sozialversicherung oder die Europäische Krankenversichertenkarte. Die mitzuführenden Dokumente können pro Mitgliedsstaat unterschiedlich sein. Informieren Sie sich ggf. bei der zuständigen Stelle oder der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland) über weiteren Mitführungspflichten. Des weiteren sind die gesetzlichen Bestimmungen im Entsendungsland zu überprüfen (z. B. Mindestlohnbestimmungen o. ä.).

Für wen ist das maschinelle Antragsverfahren A1-Bescheinigung anzuwenden?

Nach § 106 SGB IV (Elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren): Beamten gleichgestellte Personen, Entsandte Arbeitnehmer, Personen für die eine Ausnahmevereinbarung getroffen wurde.

Für welche Dauer/Art von Dienstreisen ist eine Entsendebescheinigung notwendig?

Für jede Art von Dienstreisen in die u. g. Länder, auch bei 1-tägigen Dienstreisen z. B. Messebesuch

Beispiele:

Zimmereibetrieb in Aachen, üblicherweise dort tätig. Auftrag in Belgien zur Erstellung eines Dachstuhles. Dauer 1 - 2 Wochen bei Einsatz von 4 Arbeitnehmern.	A1-Bescheinigung ist für jeden entsandten Arbeitnehmer zu beantragen und durch diese mitzuführen.
Ein Softwareunternehmen gewinnt eine Ausschreibung für die Entwicklung einer kundenspezifischen Anwendung. Die Arbeiten werden grundsätzlich am Sitz des Unternehmens erledigt, doch zu Beginn des Projekts sind persönliche Meetings am Sitz des Kunden in einem anderen Mitgliedstaat erforderlich.	A1-Bescheinigung ist für jeden entsandten Arbeitnehmer zu beantragen und durch diese mitzuführen.
Ein Ballettensemble aus Berlin gibt eine Gastvorstellung in Budapest	A1-Bescheinigung ist für jeden entsandten Arbeitnehmer zu beantragen und durch diese mitzuführen.
Eine Mitarbeiterin (tätig im Einkauf eines Unternehmens) besucht eine Messe in Wien	A1-Bescheinigung ist für die Arbeitnehmerin zu beantragen und mitzuführen.

Was kann dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin mitgegeben werden, wenn die Entsendebescheinigung noch nicht vorliegt z. B. bei kurzfristigen Dienstreisen?

Wurde der Antrag erstellt, ans MeldeCenter übergeben, versendet und liegt eine Empfangsbestätigung/Quittierung des Kommunikationsserver der GKV vor, kann im Lohnprogramm unter "Bescheinigung | rvBEA | A1 - Verfahren" eine Versandbestätigung gedruckt und ausgehändigt werden. Zuvor ist die Empfangsbestätigung ins Programm zu importieren. Der Druck erfolgt über den "Druck-Button" in der Spalte "D."

Je nachdem zu welcher Tageszeit Sie den Antrag versenden, kann es bis zu einem Tag dauern bis die Bestätigung des Kommunikationsservers der GKV vorliegt und Sie eine Versandbestätigung drucken können.

Für welche Länder kann eine Entsendebescheinigung elektronisch erstellt werden?

Ein Antrag und eine Rückmeldung der Entsendebescheinigung ist grundsätzlich für alle EU-Mitgliedsstaaten + Norwegen, Liechtenstein, Island und Schweiz möglich (Gebietlicher Geltungsbereich).

Zusätzlich wird der persönliche Geltungsbereich geprüft (Konstellation von Staatsangehörigkeit zu eingesetzten Mitgliedsstaat). Ist dieser nicht gegeben, würde der A1-Antrag abgelehnt werden.

Das Programm prüft diese Geltungsbereiche ab und lässt Eintragungen, die zu einer Ablehnung führen würden, nicht zu.

Tabelle zur Prüfung des Persönlichen Geltungsbereich:

Quelle: Verfahrensbeschreibung für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 nach § 106 SGB IV in der vom 1 Januar 2019 an geltenden Fassung - Stand 28.06.2018.

Wer ist für die Ausstellung der A1-Entsendebescheinigung zuständig?

Dies ist abhängig vom Versicherungstand der Arbeitnehmer/innen. Das Programm füllt die entsprechenden Felder für die zuständige Stelle automatisch an Hand der im Personalstamm hinterlegten Versicherungsmerkmale:

Für die Personengruppen 106, 109, 110 und 190 sind zusätzliche Angaben zur Krankenversicherung in der Personalverwaltung | Stammdaten | Meldewesen notwendig weitere Informationen.

Die allgemeinen Zuständigkeitsregeln lauten wie folgt:

Muss ein Antrag auf eine Entsendebescheinigung oder ein Antrag für eine Ausnahmevereinbarung gestellt werden?

Welchen Antrag Sie stellen müssen, ist mit der zuständigen Stelle zu klären. Grundsätzlich kann eine Entsendebescheinigung nur erteilt werden, wenn z. B. die Entsendung nicht länger als 24 Monat geht.
Dauert diese länger ist ggf. eine Ausnahmevereinbarung zu beantragen.