Die Antragsverwaltung dient dazu, dass Mitarbeiter selbständig Anträge für Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung u.s.w. stellen können.
Voraussetzung ist, dass Mitarbeitergruppen angelegt sind und die Mitarbeiter einer Gruppe zugeordnet sind.
Im Softwareterminal: Klick auf die Schaltfläche "Anträge", nachdem sich der Mitarbeiter mit seiner Personalnummer und seinem Passwort angemeldet hat.
In der Personalzeiterfassung: Menüpunkt "Bearbeitung" - "Anträge".
Dies setzt voraus, dass die einzelnen Mitarbeiter Zugang zum Programm und die entsprechenden Rechte für diese Funktion haben.
Die eigenen Anwesenheits- und Fehlzeiten sowie auch die der anderen Gruppenmitglieder können eingesehen werden.
Einzelbuchungen mit Uhrzeiten und Stunden werden dabei nicht angezeigt.
Die Vorgehensweise:
1. Der Mitarbeiter stellt einen Antrag (z.B. für Urlaub) und muss diesen anschließend beantragen
2. Der Vorgesetzte wird über den Antrag in der Zeiterfassung informiert
3. Der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen oder ablehnen
4. Der Mitarbeiter sieht, ob sein Antrag genehmigt oder abgelehnt ist
5. Ein Antrag kann vom Mitarbeiter zurück gezogen werden
Um einen Antrag zu stellen, müssen Sie sich auf der Karteikarte "Erstellt" befinden. Hier ist die Schaltfläche "+ Neu" in der Navigationsleiste anzuklicken.
Im rechten oberen Bildschirmbereich wird die Fehlzeit, z.B. Urlaub gewählt und der gewünschte Zeitraum als Datum von - bis eingetragen.
Wahlweise kann im Feld "Text" noch eine Begründung hinterlegt werden.
Sobald der Zeitraum eingetragen ist, wird im unteren rechten Bildschirmbereich die gesamte Gruppe, welcher der Mitarbeiter angehört, angezeigt.
Der angezeigte Zeitraum umfasst 14 Tage vor dem ersten gewählten und 21 Tage nach dem letzten gewählten Tag.
So kann festgestellt werden, welche weiteren Gruppenmitglieder in dieser Zeit fehlen.
Mit Klick auf die Schaltfläche "Beantragen" wird der Antrag abgegeben.
Der Zeitraum ist somit blockiert und kann von anderen Gruppenmitgliedern nicht gebucht werden, falls dadurch die Minimalbesetzung unterschritten wird.
Ebenso kann der Antrag nicht gestellt werden, wenn dadurch die Minimalbesetzung unterschritten wird.
Halbe Tage beantragen
Für bis zu 3 Tage in Folge können halbe Urlaubstage beantragt werden. Dazu ist das Feld "Ganzer Tag" abzuändern.
Mögliche Auswahl:
Ganzer Tag
Halber Tag
Halber Tag Schichtanfang
Halber Tag Schichtende
Die Bezeichnung "Schichtanfang" und "Schichtende" entsprechen in Firmen ohne Schichtarbeit Vormittag und Nachmittag
Alle beantragten Anträge, welche noch nicht vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt sind, finden Sie hier.
An dieser Stelle kann der Antrag noch zurückgezogen werden.
Alle genehmigten Anträge sind hier zu finden. Die Anträge, welche in der Zukunft liegen, können noch zurückgezogen werden.
Abgelehnte und zurückgezogene Anträge finden Sie unter den entsprechenden Karteireitern.
Die Gruppenansicht zeigt alle Mitglieder der Gruppe mit den eventuell gebuchten Fehlzeiten für den Zeitraum, der in der Einzelansicht markiert ist.
Nur feste Gruppenmitglieder werden bei der Minimalbesetzung berücksichtigt.
Hier kann jedoch festgestellt werden, ob ein solcher Mitarbeiter ggf. anwesend ist, falls es zwingend notwendig ist, dass die Minimalbesetzung unterschritten wird.
Je nach eingestelltem Recht können Sie Mitarbeiter einer Gruppe ansehen, um sich überschneidende Urlaubszeiträume zu vermeiden.
Ein als Gruppenleiter definierter Mitarbeiter hat eine zusätzliche Ansicht im Menü "Ansicht" "Als Gruppenleiter / Stellvertreter" .
Darüber kann er entweder die Anträge der Gruppenmitglieder sehen und verwalten, das heißt genehmigen oder ablehnen.
Wählt er die Ansicht "Als Mitarbeiter", kann er dort seine eigenen Anträge stellen.
Der zuständige Gruppenleiter / Vorgesetzte erhält eine Erinnerung beim Programmstart und kann die Anträge genehmigen/ablehnen.
Klicken Sie auf "Bearbeiten" um in den "Anträge (Vorgesetzter)"-Dialog zu wechseln.
Auf der Karteikarte "Beantragt" markieren Sie den gewünschten Antrag, um diesen zu genehmigen/abzulehnen.