Vorläufige Beitragsnachweise

Für die Erstellung Ihrer Beitragsnachweise haben Sie 3 Möglichkeiten. Für welche der Möglichkeiten Sie sich entscheiden, stellen Sie in den Mandantendaten | Allgemeine Daten | Krankenkasse ein.

I. Vorläufige Abrechnung.

Der Beitragsnachweis wird auf Basis der vorläufigen Nettolohnabrechnung erzeugt. Danach können die Abrechnungen noch weiter bearbeitet werden. Das Programm merkt sich den übermittelten Betrag pro Krankenkasse.

Wenn alle Eingaben vollständig sind, wird der Monat abgerechnet. Nun ermittelt das Programm die Differenz aus den Beiträgen der vorläufigen Abrechnung und den tatsächlich geschuldeten Beiträgen.

Diese Differenz wird mit dem Beitragsnachweis des Folgemonats automatisch verrechnet.

Die Werte die das Programm errechnet, können Sie nachvollziehen in dem Sie unter Listen | Beitragsnachweis die Liste (die Sie mit dem Button "Vorläufige Abrechnung" erreichen)

mit den Werten unter Bescheinigung | Meldungsübersicht | Beitragsnachweis vergleichen.

Unter Bescheinigung | Meldungsübersicht | Beitragsnachweis werden die Daten zurückgeschrieben, die im MeldeCenter aufbereitet wurden - also die Daten die bei den Krankenkassen eingereicht wurden.

Wenn Sie den Beitragsnachweis unter Listen | Beitragsnachweis drucken, sehen Sie die tatsächlichen Werte.

Wenn sich nach der Übermittlung der Beitragsnachweise in der Abrechnung noch etwas ändern sollte, ändern sich die Werte unter Listen | Beitragsnachweis und unter Listen | Beitragsabrechnung.

Die Beträge unter Bescheinigung | Meldungsübersicht bleiben unverändert. Differenzen zwischen den beiden Programmbereichen werden im Folgemonat automatisch mitgemeldet.

II. Werte des Vormonats

Die SV-Brutto Beiträge des Vormonats werden als Basis genommen. Die Beiträge des Vormonats werden Ihnen angezeigt und Sie können für jede Krankenkasse eine prozentuale Veränderung vornehmen.

Dazu ist keine Abrechnung im aktuellen Monat erforderlich, auch keine vorläufige.

Wichtig: Jede manuelle Veränderung ist zu begründen. Daher steht Ihnen für jeden Monat und für jeden Beitragsnachweis ein Textfeld für Ihre Dokumentation zur Verfügung.

Wenn Sie keine Abweichung eingeben, wird das Beitragssoll des Vormonats zu 100% übernommen und gemeldet. Das Programm merkt sich den übermittelten Betrag pro Krankenkasse.

Nachdem der Monat abgerechnet ist, ermittelt das Programm die Differenz aus gemeldeten Beiträgen und tatsächlich geschuldeten Beiträgen aus dem aktuellen Monat.

Diese Differenz wird mit dem Beitragsnachweis des Folgemonats verrechnet.

Beispiel:

*Da es im ersten Monat der mit dem Programm abgerechnet wird, noch keine Vormonatswerte gibt, muss im ersten Monat die Option "Vorläufige Abrechnung" gewählt werden.

Ab dem zweiten Monat kann auf die Option "Werte des Vormonats" umgestellt werden. Hier wurde der Januar mit der Option "Vorläufige Abrechnung" gemeldet.

III. Werte des entsprechenden Monats aus dem Vorjahr werden als Basis genommen.

Diese Vorgehensweise entspricht Punkt II. Der Unterschied liegt darin, dass nicht der Vormonat, sondern der gleiche Monat des Vorjahres als Basis genommen wird (also z. B. März 2017 ist Basis für die vorgezogenen Meldung März 2018).

Wie in Punkt II können Sie auch hier prozentuale Abweichungen eingeben. Differenzen, die sich anhand der endgültigen Abrechnung ergeben, werden im Folgemonat hinzu addiert.

Fiktive Hochrechnung für die Erstellung der vorläufigen Beitragsnachweise

Für viele Betriebe, deren Abrechnung auf der Stundenerfassung basiert, liegen die Stundenzettel zum Zeitpunkt der vorläufigen Beitragsnachweise noch nicht oder nicht vollständig vor.

Wir haben daher die Möglichkeit geschaffen aufgrund der Sollstunden laut Arbeitszeitmodell eine fiktive Hochrechnung durchzuführen. Die vorläufigen Beitragsnachweise können anhand dieser fiktiven Hochrechnung übermittelt werden.

Diese Vorgehensweise ist nur in Verbindung mit einem Arbeitszeitmodell (Stammdaten | Branchenmodelle) möglich.

Und so geht es:

Stammdaten | Mandantendaten | Krankenkasse - "Stundenlöhner":

Die Voreinstellung lautet „keine Hochrechnung“. Wenn Sie diese Option nicht anwenden wollen, brauchen Sie keine Veränderung vorzunehmen.

Um die Hochrechnung anzuwenden, stellen Sie das Feld auf „Hochrechnung aktiviert“. Diese Einstellung ist nur möglich, wenn die Berechnung „mit einer vorl. Abrechnung“ erfolgt.

Wichtig: Wenn Sie umschalten, wird das Programm eine Nettolohnberechnung starten. Die sollte keinesfalls abgebrochen werden.

Wir empfehlen, vor dem Umschalten eine Datensicherung zu machen. Diese Nettolohnberechnung bewirkt die Hochrechnung.

Falls Sie noch keinerlei Einträge in der Stundenerfassung vorgenommen haben, erzeugt das Programm eine Zeile in der Bruttolohnerfassung.

Die Einheit ergibt sich aus den Normalstunden (Sollstunden), die laut Arbeitszeitmodell in diesem Monat anfallen würden.

Der Stundensatz ergibt sich aus dem Satz in der Tariftabelle, mit dem die Lohnart „Normalstunden“ verknüpft ist.

Die Zeile ist rot markiert.

Wenn Sie bereits Eingaben in der Stundenerfassung vorgenommen haben oder sie nachträglich vornehmen, wird lediglich die Differenz zu den Sollstunden als rot gekennzeichnete Lohnart dargestellt.

Die vorläufigen Beitragsnachweise werden mit diesen fiktiven Werten übermittelt.

Nach der vorläufigen Übermittlung sollten Sie das Kennzeichen in den Mandantendaten wieder zurücksetzen.

Bei eingestellter Hochrechnung kann keine automatische Überstundenermittlung und kein Monatabschluss erfolgen.

Die Hochrechnung sollte erst wieder eingeschaltet werden, bevor Sie im nächsten Monat Ihre vorgezogenen Beitragsnachweise übermitteln.

Danach können Sie nach und nach Ihre Stundenerfassung vervollständigen, wie Sie es bislang gemacht haben.

So lange es im System rot markierte Zeilen gibt, ist keine endgültige Abrechnung möglich.

Vorsicht bei folgender Konstellation:

Wenn Sie die Einstellung für die Hochrechnung aktivieren, wird die Hochrechnung grundsätzlich für alle Mitarbeiter durchgeführt, die ein Arbeitszeitmodell haben.

Sofern in dem Arbeitszeitmodell die Stundenvorgabe und eine Lohnart für Normalstunden eingetragen ist.

Hier kann es zu Problemen führen:

• Mitarbeiter haben ein AZ-Modell

• In dem AZ-Modell sind die Sollstunden hinterlegt

• Es gibt eine Lohnart für Normalstunden

• Die Mitarbeiter haben zusätzlich manuell ein Festgehalt in der Bruttolohnerfassung.

In diesem Fall wird zusätzlich zum Festgehalt nochmals die Hochrechnung durchgeführt. Das ist falsch – Siehe Beispiel:

Lösung:

Entfernen Sie im AZ-Modell für diese Mitarbeiter die Lohnart für "Normalstunden“.

Ggf. muss für diese Mitarbeiter (i. d. R. Angestellte /Poliere) ein eigenes AZ-Modell angelegt werden, die Lohnart für "Normalstunden" wird in solchen Fällen meist nicht benötigt.