SEPA-Einstellungen

Gläubiger-Identifikationsnummer

Tragen Sie hier Ihre Gläubiger-ID ein für die Nutzung der SEPA-Basis-Lastschriften

Aufbau der Mandatsreferenz

Wählen Sie aus, wie die Mandatsreferenz für die Lastschriften aufgebaut werden soll (mit vorangestellter Präfix?).

Präfix für die Mandatsreferenz

Bei gleicher Gläubiger-ID bei verschiedenen Mandaten (z.B. Filialen) dient die Präfix zur Unterscheidung der Mandatsreferenz

Kontenübergreifende Mandate

Anwender, bei denen der Zahlungsverkehr über abweichende Kundennummern läuft (z.B. Belege von Filialen eines Kunden werden von der Kundenzentrale eingezogen) und die daher Lastschriftmandate eines abweichenden Kontos verwenden wollen können diese Option nutzen.
Wird diese Funktion aktiviert, gibt es keine Warnhinweise, wenn Mandate anderer Kundennummern verwendet werden.
Zusätzlich gibt es an den Stellen, an denen ein Mandat aus einer Tabelle ausgewählt werden kann, eine erweiterte Auswahl.

Pre-Notification-Frist (Tage)

Die gesetzliche Frist für die Vorankündigung einer SEPA-Lastschrift beträgt 14 Tage. Per AGB oder Vertragsvereinbarung kann diese Frist abgekürzt werden.

Eine hier eingetragene kürzere Frist wird auf den Mandatsformularen ausgedruckt und mit Unterschrift des Kunden akzeptiert.

Button "Einzugsermächtigungen in Lastschrift-Mandate umwandeln"

Bisherige Einzugsermächtigungen, die in schriftlicher Form (mit Unterschrift) vorliegen, können in SEPA-Basismandate umgewandelt werden und direkt für SEPA-Lastschrifteinzüge verwendet werden.

Andernfalls muss ein neues Mandat angefordert werden.

Diese einmalig erforderliche Umstellung auf SEPA-Basismandate wird hier in einem PDF ausführlich beschrieben.

Mandatsausdrucke

Je nach Auswahl in der Tabelle "Mandatsauswahl" stehen vorgefertigte Ausdrucksformulare zur Verfügung:

Mandatsliste

Ausdruck aller Mandate

Selektionen:

• Kundennummernbereich

• Mandatsart (Basis- / Firmen- / Einmalmandat)

• Mandatsstatus (erteilt / inaktiv etc.)
   

Mandatsbestätigung

Zur Versendung nach Umwandlung vorhandener Lastschrifteinzugsermächtigungen in Mandate

Mandatsanforderung

Zur Versendung nach Erstellung eines neuen Mandats

Erstellung neuer Mandate

Hinweise und Möglichkeiten für sogenannte "Zentralregulierungen"

• Für Anwender, bei denen der Zahlungsverkehr über abweichende Kundennummern läuft (z.B. Belege von Filialen eines Kunden werden von der Kundenzentrale eingezogen) und die daher Lastschriftmandate eines abweichenden Kontos verwenden wollen ist die Option "Kontenübergreifende Mandate" gedacht.
  Wird diese Funktion aktiviert, gibt es keine Warnhinweise, wenn Mandate anderer Kundennummern verwendet werden.
  Zusätzlich gibt es an den Stellen, an denen ein Mandat aus einer Tabelle ausgewählt werden kann, eine erweiterte Auswahl.
  

• Die vorgenannte Funktion kann - muss aber nicht - zusammen mit der ebenfalls für sog. Zentralregulierungen vorgesehenen FibuKto-Funktionalität eingesetzt werden: Sofern bei einem Kunden das Datenfeld FibuKto mit der Kundennr der Zentrale gefüllt ist wird - sofern vorhanden - auch das Vorgabemandat der Zentrale im Beleg verwendet. Bei der Fibuübergabe wird der Beleg in der Fibu auf das Konto mit Zentrale gebucht. In diesem Falle läuft also Beleg/OP-Verwaltung und Zahlungsverkehr fibuseitig über die Kundennr der Zentrale. Weitere Infos siehe im entsprechenden Abschnitt unter Lieferadressen

Kartei "Mandatsdatenbank"

Die Mandate werden normalerweise in der Datenbank des aktuellen Mandanten gespeichert.

Wenn die Mandate  in der Warenwirtschaft und in der Finanzbuchhaltung gemeinsam verwaltet werden sollen, kann man festlegen, dass die Mandatsdaten in der externen Datenbank gespeichert werden sollen. Nach einer Umstellung muss das Programm neu gestartet werden.

Es muss sichergestellt sein, dass diese Datenbank von beiden Programmen ständig erreichbar ist!

Beispiel: Da die Datenbank der Finanzbuchhaltung nicht ständig "verfügbar" ist (Rechner/Firebird-Server nicht aktiv z.B. weil die Buchhaltung auf dem Rechner des Buchhalters abgelegt ist und dieser nur an bestimmten Tagen in der Woche im Hause ist) sollen die Mandate in der Datenbank der Warenwirtschaft gespeichert werden:

• In der Finanzbuchhaltung wäre hierfür der Datenbankname (Pfad zur Firebird-Datenbank) der Warenwirtschaft anzugeben. Die Felder für DB-Benutzer und DB-Passwort sind entsprechend auszufüllen.
  

• In der Warenwirtschaft wäre an dieser Stelle keine Angaben notwendig, die Mandate liegen ja in der "eigenen" Datenbank.

Durch diese Maßnahmen greifen beide Programme auf denselben Daten zu, Mandate können sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch in der Warenwirtschaft bearbeitet/erfasst werden.

Im unteren Bereich der Maske befinden sich zwei Grids/Tabellen, über welche Mandanteninformationen der eigenen und in der externen Datenbank angezeigt werden. Diese Anzeige dient als Hilfe dazu, ob man die "richtigen" Datenbanken für die gemeinsame SEPA-Mandatsverwaltung miteinander verbindet. Desweiteren gibt es Buttons um die in den Datenbanken gespeicherten SEPA-Mandate einsehen oder auch von einer Datenbank in die andere kopieren/übernehmen zu können.

Funktionsbeschreibung

• Kopieren: ALLE aktiven Mandate der FiBu werden in die angeschlossene BLine-Datenbank kopiert.
  
• Übernehmen: ALLE aktiven Mandate werden von der BLine in die FiBu übernommen.

Die in rot angezeigte Zahl, zeigt an, wieviele aktive Mandate in der jeweiligen Datenbank vorliegen.

Sofern nicht die Möglichkeit des Direktzugriffes von Finanzbuchhaltung auf die Warenwirtschaft oder umgekehrt gegeben ist (z.B. weil der FIBU-Rechner nicht im Netzwerk eingebunden ist), können Mandate aus der Warenwirtschaft auch über die Standard-Schnittstelle (GDIFIBU2.STD) an die FIBU übergeben werden.

Sonderfunktionen in der Tabelle "SEPA-Einstellungen" - im Kontext-Menü (rechte Maustaste)

• Übernahme eines vorhandenen Mandats in das Feld "Vorgabemandat"
  
  Bei der automatischen Erstellung der Lastschriftmandate wird das Feld "Vorgabemandat" im Kundenstamm ebenfalls automatisch gefüllt. Ist dies nicht erfolgt (z.B. nach der Übernahme der Mandate Fibu/BLine) kann dies über das Kontextmenü "Fehlende Vorgabemandate im Kundenstamm eintragen" nachträglich aktiviert werden.
  Voraussetzung:
  - das Feld "Vorgabemandat" ist leer
  - es ist nur ein Mandat bei dem Kunden angelegt
   

• Automatisches Füllen des Feldes "Erteilt am" zur Aktivierung eines Mandates
  
  Im Feld "Erteilt am" muss das Unterschriftsdatum des Kunden eingetragen werden
  - Datum der Unterschrift der früher erteilten schriftlichen Lastschrifteinzugsermächtigung (Umwandlung in ein Mandat)
  - Datum der Unterschrift auf der neu erstellten Mandatsanforderung (neues Mandat)
  Mit dieser Funktion kann das aktuelle Tagesdatum in alle Mandate eingetragen werden. Es erfolgt eine Warnung, dass die SEPA-Lastschrift im Streitfall vom Kunden zurückgefordert werden kann.
   

Das Kontextmenü wird nur für den Bediener "admin" angezeigt. Bei Start der Sonderfunktion wird das Administrator-Passwort abgefragt! Die Sonderfunktionen sind nicht rückgängig zu machen - unbedingt vorher Datensicherung durchführen!