Die Mandatsverwaltung gliedert sich in zwei Teile:
Hier im Kundenstamm sind kundenbezogene Mandate gespeichert, auch können hier neue Mandate für diesen Kunden angelegt werden.
In den SEPA-Einstellungen sind die grundlegenden Mandatseinstellungen und eine Übersicht über alle Mandate enthalten.
Bevor hier neue Mandate angelegt werden können, sind diese Mandatseinstellungen in den SEPA-Einstellungen zu hinterlegen:
- Gläubiger-Identifikationsnummer
- Aufbau der Mandatsreferenz
- Präfix (optional)
- Pre-Notification-Frist
Die Kunden-Bankdaten sollten die BIC und die IBAN-Nummer enthalten (manueller Eintrag bei neuen Kunden oder Umrechnung über den IBAN-Konverter)
Mit Klick auf den Button "Neues Mandat erstellen" wird ein neues Mandat für diesen Kunden erstellt.
Das neue Mandate erhält eine Mandats-ID, bestehend aus Präfix (optional), Kundennummer, Laufende Nummer
Ihre Gläubiger-ID und die
Kunden-Stammdaten / Kunden-Bankdaten werden automatisch in das Mandat
übernommen und können dort geändert/ergänzt werden.
Mit Klick auf den Button "Mandatsanforderung
versenden, wird der Report "Mandatsformular" aufgerufen.
Mit Ausgabe auf den Drucker wird nachgefragt, ob die Druckausgabe
korrekt erfolgt ist.
Bei Bestätigung "Ja" wird ein Druckvermerk gesetzt und das
Mandat gilt als angefordert (Eintrag in Feld "Mandat angefordert
am".
Das Mandat wird bei der Mandatsauswahl bei "angeforderte Mandate" angezeigt.
Wird das Mandat von Ihrem Kunden unterschrieben zurückgesandt, tragen Sie evtl. Änderungen des Kunden in die Mandatsdaten ein und geben Sie das Datum des Mandat-Eingangs in das Feld "Mandat erteilt am" ein. Ab sofort ist das Mandat ein aktives Mandat und kann für SEPA-Lastschriften verwendet werden.
Passend zu den Bankstammdaten des Kunden kann ein "Vorgabemandat für neue Lastschriften" eingetragen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das verwendete Mandat die korrekten Bankdaten enthält.
Werden Rechnungen über die GDIFIBU2.STD-Schnittstelle übertragen, gilt für das Mandat die gleiche Vorgabe wie für die Bankdaten: nur abweichende Bank- und Mandatsdaten müssen im Beleg übergeben werden, für alle anderen Belege gelten die Bankdaten aus Kundenstamm / Vorgabemandat.
Jeder Einzug wird im Mandat gespeichert.
- es wird die Anzahl der Einzüge hochgezählt
- es wird das Datum des letzten Einzuges eingetragen
Mandate verfallen nach 36 Monaten, wenn keine weiteren Einzüge erfolgt
sind. Durch das Datum des letzten Einzugs wird automatisch das Ablaufdatum
des Mandates berechnet und angezeigt.
Mandate verfallen ebenfalls nach 36 Monaten, wenn noch nie ein Einzug
erfolgt ist. Berechnungsbasis ist hier das "Erteilt"-Datum.
Geben Sie hier die Mandatsnummer ein, die als Standard verwendet werden
soll. Beim Einbuchen neuer Lastschriftbelege und bei der Übergabe neuer
Lastschriftbelege per STD wird dieses Vorgabemandat in den Beleg übernommen.
Kontenübergreifende Mandate
Ist dieses Häkchen in den SEPA-Einstellungen gesetzt, kann als Vorgabemandat auch ein Mandat einer anderen Kundennummer eingetragen werden (z.B. bei Zentralregulierung).
Wird diese Funktion aktiviert,
gibt es keine Warnhinweise, wenn Mandate anderer Kundennummern verwendet
werden.
Zusätzlich gibt es an den Stellen, an denen ein Mandat aus einer Tabelle
ausgewählt werden kann, eine erweiterte Auswahl.
Erteilt der Kunde ein Mandat, das nur für einen Einzug Gültigkeit haben soll, wird dieses Mandat durch ein Häkchen bei "Einmal-Mandat" gekennzeichnet. Sinnvoll ist, in das Feld "Bemerkung" die Verwendungsart dieses Mandats einzutragen, z.B. "Einmalmandat für Beleg xxxx".
Das Feld "Bemerkung" ist standardmäßig mit der IBAN-Nummer vorbesetzt.
Ab dem ZKA-Format 3.1 ist bei einem Lastschriftclearing außerhalb der EU/des EWR die Adresse des Zahlungspflichtigen in den SEPA-Dateien anzugeben.
Dies betrifft z.B. die Schweiz.
Innerhalb EU/EWR wird empfohlen, wie bisher keine Adressangaben zu übermitteln.
Dazu wurden die Bankstammdaten um dieses ZKA-Format erweitert.
Die SEPA--Mandate wurden um die Felder "Adressangabe erforderlich" und "ISO-Land" erweitert.
Beachten Sie, dass das ISO-Land des Bezogenen nicht mit dem IBAN-Land (Buchstaben der ersten beiden Zeichen der IBAN) übereinstimmen muss.
Der Datenimport wurde entsprechend erweitert (siehe Formatbeschreibung).