Hauptaufgabe der Nummernkreise ist es, die Vergabe von eindeutigen Nummern bei Anlage von Datensätzen im System zu gewährleisten. Die meisten Nummernkreise sind durch die Mandantenanlage ausreichend festgelegt und bedürfen keiner Nachbearbeitung. Einige sind jedoch von der betrieblichen Organisation des Anwenders abhängig und sind daher zu kontrollieren und sorgfältig festzulegen (Karteikarte Grunddaten). Hierzu gehören:
Nummernkreise für Adressen (Kunden und Lieferanten)
Nummernkreise für Belege (Belegnummernkreise sind i.d.R. nach jedem Jahresabschluss neu einzustellen)
Darüberhinaus werden weitere Funktionen gesteuert, die in erster Linie der individuellen Anpassung des Systems auf die Kundenanforderungen dienen. Hierzu gehören:
Die Anlage von zusätzlichen Datenfeldern in der Datenbank und deren Bereitstellung in den Masken für Stammdaten und Belege (Karteikarte Zusatzfelder)
Anpassung/Erweiterung des Systems durch GDI-BASIC-Programmroutinen z.B. im Bereich Belegbearbeitung oder Seriennummernverwaltung. Hinweis: Solche funktionalen Erweiterungen erfordern gute Systemkenntnisse und sollten durch den Fachhandel durchgeführt werden (Karteikarte GDI-Basic)
Definitionen von Formaten für die Windows-Zwischenablage ("Clipboard") im Stammdatenbereich um z.B. Daten aus dem Kundenstamm in eine Textverarbeitung oder sonstige Windows-Anwendung übernehmen zu können (Karteikarte Clipboard)
Die Bearbeitung der Nummernkreise erfolgt im Menüpunkt Firma | Nummernkreise. Nach dem Start der Maske ist der gleichnamige Karteireiter aktiv. In der linken Bildschirmhälfte befindet sich ein TreeView. Die Nummernkreise für die verschiedenen Datenarten (Basisdaten, Stammdaten, Belege, Lager und Korrespondenz) können nach Anwahl entsprechenden Knoten/Zweiges bearbeitet werden. Hierzu stehen vier Karteikarten zur Verfügung: Grunddaten, Zusatzfelder, GDI-Basic und Clipboard.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Karteikarten an allen Knoten freigeschaltet sind. Bei manchen Knoten macht es keinen Sinn, Nummernkreisinformationen einzugeben. So kann bei den Hauptknoten "Basisdaten", "Stammdaten" und "Korrespondenz" keine der Karteikarten bearbeitet werden. Hingegen ist bei den jeweiligen Zweigen immer mindestens eine Karteikarte freigeschaltet.