Die automatische Erstellung kann mit verschiedenen Selektionen erfolgen.
Sie erfolgt immer in Abhängigkeit des Buchungs- bzw. Rechnungsdatums, der Fälligkeitstermine des Belegs und des Zahlungstermins (in der Regel "heute").
Von - Bis Kontonummer
Selektion des Konto-Nummernkreises, für den Überweiser erstellt
werden sollen.
Von - Bis Belegnummer
Selektion des Belegnummernkreises, für den Überweiser erstellt werden sollen.
Von - Bis Zahlart
Selektion nach Zahlartennummer
Max. Zeilenzahl pro Beleg
Bei Nutzung von Scheck- oder Überweiserdruck ist hier ist die gewünschte
Anzahl von Belegpositionen pro Überweisung einzutragen.
Gutschriften berücksichtigen
Wenn Sie dieses Feld ankreuzen, werden bei der Überweisungserstellung auch
Gutschriften und überzahlte OP berücksichtigt. Dadurch können negative
Überweisungsbeträge entstehen. Es ist darauf zu achten, dass beim Clearing
bereits negative Teilbeträge dazu führen können, dass solche Belege abgelehnt
werden.
Negative Beträge werden in den Tabellen Lastschriften/Überweiser rot unterlegt dargestellt.
Datumseingabe
Dieser Termin ist das gemeinsame Zahldatum der Belege, die nach der eingetragenen Belegauswahl ermittelt werden.
Es wird ein möglicher Skontoabzug gemäß den Zahlungsbedingungen zu diesem eingetragenen Termin berücksichtigt.
Alle Belege, die die nachfolgend eingestellten Bedingungen erfüllen, werden zu diesem Datum zur Überweisung bereitgestellt (es wird dadurch u. U. darauf verzichtet, optimale Zahlungszeitpunkte zu erzielen - siehe hierzu "optimale Ausnutzung...")
Für Belege mit festem Zahldatum muss dieses Zahldatum in den gewählten Zeitraum fallen.
Optimale Ausnutzung der Skonto-/Nettotage
Die Belege werden mit optimalem Datum
zur Zahlung bereitgestellt, je nach Auswahl der Skonto-/Nettofrist.
Gemäß Personenkontovorgabe
Jeder Beleg wird über die Bank überwiesen, die in den jeweiligen Lieferantenstammdaten hinterlegt
ist.
Auch wenn im Beleg eventuell eine andere Hausbanknummer hinterlegt
wurde.
So kann z.B. sichergestellt werden, dass ein Lieferant mit Fremdwährungsbelegen
immer über das vorhandene Fremdwährungskonto bezahlt wird.
Gemäß Belegeintrag
Jeder Beleg wird über die Bank überwiesen, die bei dem Beleg
hinterlegt ist.
Wird die Hausbank im Beleg nicht geändert, wird automatisch die Hausbanknummer
aus den Personenstammdaten eingetragen.
Banknummer eingeben
Alle Belege werden über die hier hinterlegte Banknummer abgewickelt.
Die Tabelle aller in den Stammdaten (Menüpunkt 'Banken') angelegten
Bankverbindungen wird zur Auswahl angezeigt.
Zahlbetrag pro Bank ermitteln
Mit Klick auf diesen Button werden die voraussichtlichen Gesamt-Zahlbeträge pro Hausbank angezeigt.
Diese Gesamt-Beträge errechnen sich aus den fälligen Belegen, die durch die Selektionen im oberen Bereich für die Zahlung bereitgestellt werden würden.
Durch die Möglichkeit, erstellte Zahlläufe manuell zu verändern, können nachträglich noch Verschiebungen von Hausbank zu Hausbank erfolgen.
Verhalten bei Überschreitung der Verwendungszwecklänge
Bei Überweisungen sind pro Auftrag nur 140 Zeichen (4 Zeilen á 35 Zeichen) pro Verwendungszweck möglich.
Sie können wählen, ob bei Überschreitung:
- weitere Zahlungsbelege erstellt werden sollen - das heißt, der Zahlungsbetrag pro Empfänger wird passend aufgeteilt
- der Alternativtext, z.B. "siehe Zahlungsavis", in den Verwendungszweck eingetragen und die Ausgabe eines Zahlungsavises aktiviert wird
Die für die Zahlung ermittelten Belege werden in Zahlläufe übergeben.
Bei dieser Erstellung werden folgende Kriterien geprüft und entsprechend in passende Zahlläufe gruppiert:
- Ausführung über Hausbank
- Zahlungstermin
- SEPA / AZV / Scheck *
- Währung **
- negativer Gesamtbetrag ***
* IBAN-Nummern der Zahlungsempfänger im SEPA-Bereich erstellt einen SEPA-Zahllauf (Clearing-Art "S").
IBAN-Nummern außerhalb des SEPA-Bereiches erstellt einen Zahllauf für den Auslandszahlungsverkehr (Clearing-Art "A").
Fehlende IBAN-Nummern werden in einen Zahllauf für den Scheckdruck (Clearing-Art "X") verschoben.
** Belege mit einer Währung <> EUR werden in einen Zahllauf für den Auslandszahlungsverkehr (Clearing-Art "A") verschoben.
Es wird pro Fremdwährung ein eigener Zahllauf erstellt.
*** Belege mit negativem Gesamtbetrag können
erst nach Korrektur weiterverarbeitet werden (Gutschrift löschen oder
weitere Rechnung anfügen).
Zahlläufe mit negativem Gesamtbetrag werden rot unterlegt angezeigt.
Achtung - für die Erstellung von DTAZV-Dateien ist das Zusatzmodul "Auslandszahlungsverkehr" notwendig.
Freistellungsbescheinigungen für die Bauabzugssteuer (Eintrag im Lieferantenstamm)
Es erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung, wenn entsprechende Einträge im Lieferantenstamm gefunden werden.
In der Zahlbelegtabelle können die zusätzlichen Spalten "Freistellungsbescheinigung erforderlich" und "Freistellungsbescheinigung befristet bis" eingeblendet werden.
Von Konto - Bis Konto
Auswahl der Konten, für die die Beleganzeige erfolgen soll. Der Kontenbereich der Lieferanten ist voreingestellt.
Fällig bis:
Eingabe eines Fälligkeitsdatums (Nettofälligkeit des Beleges), bis zu dem Belege angezeigt werden sollen. Ohne Eingabe werden alle OP angezeigt.
Anzeige von:
Gutschriftsbelegen, Anzahlungsbelegen, Überzahlungen
Gesperrte Belege (Sperrkennzeichen gesetzt/ Lastschriftbelege bei Lastschriftlieferanten)
Nur offene Belege (voreingestellt)
Mit Button "Fällige Belege suchen" werden die OP angezeigt.
Kontenfilterung auf den aktuellen Zahllauf
keine Filterung
Filterung auf Lieferantenkonten, die im aktuellen (durch Pfeil markierten) Zahllauf in der Zahllauftabelle bereits für eine Zahlung vorgesehen sind
Filterung auf Lieferantenkonten, die im aktuellen (durch Pfeil markierten) Zahlungsbeleg in der Zahllaufübersicht für eine Zahlung vorgesehen sind
durch diese Filter können weitere OP zu Lieferanten, die in aktuellen Zahlläufen Zahlungen erhalten, schneller gefunden werden.
Bei Änderungen im oberen
Selektionsbereich muss über "Fällige Belege suchen" die Suche
erneut gestartet werden.
Die Änderung der Kontenfilterung ändert die Tabellenanzeige sofort.
Die Änderung / Ergänzung der Tabellen-Anzeige und die Nutzung der Sortierung + Filterung finden Sie hier.
Auch die Nutzung der Markier- und Drag + Drop-Funktion.
Summenzeile
Die Summe der aktuell markierten Belege wird in der Summenzeile ganz unten angezeigt. So kann leichter entschieden werden, ob der verfügbare Betrag der Hausbank ausreicht oder ob eine Aufteilung erfolgen soll.
Bei Markierung von Belegen mit unterschiedlicher Währung kann die Summierung nur bedingt genutzt werden.
Die Anzeige "EUR" ändert sich dann in "***".
Funktionen - Kontextmenü
folgende Funktionen können aufgerufen werden:
OP-Beleg anzeigen (einzelner Beleg markiert)
Stammdaten zum OP anzeigen (einzelner Beleg markiert)
Tabelle ausdrucken (Sortierung + Filterung wird übernommen)
Ziehen Sie den gewünschten bzw. die markierten OP, die Sie zur Zahlung bereitstellen möchten, per Drag + Drop
Auf ein Bankenfeld in der Bankenübersicht
Ein neuer Zahllauf für diese Bank zum aktuellen Datum wird erstellt.
Sperrvermerk, Eintrag eines festen
Zahldatums und der Eintrag der Hausbank in Stammsatz oder Beleg werden
ignoriert.
Berücksichtigt werden:
- fehlende Empfänger-IBAN
- IBAN außerhalb des SEPA-Bereiches
- unterschiedliche Währungen im Beleg
- negativer Gesamtbetrag pro Empfänger
in diesen Fällen werden entsprechend
mehrere Zahlläufe für diese Bank angelegt.
Wird beim Drag+Drop die
Shift-Taste gedrückt gehalten, kann ein abweichendes Zahllaufdatum
eingegeben werden. Die Skontobedingungen gelten für dieses Datum.
In die Tabelle der Zahlläufe auf
einen bestehenden Zahllauf
Der Zahllauf wird durch die neuen Belege ergänzt.
Sperrvermerk, Eintrag eines festen
Zahldatums und der Eintrag der Hausbank in Stammsatz oder Beleg werden
ignoriert.
Voraussetzung auch hier:
- Währung und Clearing-Art des neuen Belegs passen zum ausgesuchten
Zahllauf.
In die Tabelle der einzelnen Zahlungsvorgänge
eines markierten Zahllaufes
Ein schon vorhandener Zahlbeleg an Lieferant 'XY' kann so manuell durch
einen weiteren OP ergänzt werden.
Bei abweichender Empfänger-IBAN-Nummer im
Beleg ist eine Ergänzung nicht möglich.
Es wird ein weiterer Zahlbeleg an diesen Lieferanten auf die andere
IBAN angelegt
Es ist problemlos möglich, die automatische Überweisererstellung und die manuelle OP-Auswahl zu verknüpfen. Automatisch erstellte Zahlbelege und Zahlläufe können durch manuelle Zuordnung einzelner Belege ergänzt werden.
Automatisch bereits zugeordnete OP werden in der manuellen OP-Übersicht nicht mehr angezeigt.
Manuell zugeordnete OP werden bei der automatischen Überweisererstellung nicht berücksichtigt.
Zu berücksichtigen: die unterschiedliche Verarbeitung von Sperrvermerk, Zahldatum und Eintrag der Hausbank
Freistellungsbescheinigungen für die Bauabzugssteuer (Eintrag im Lieferantenstamm)
Es erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung, wenn entsprechende Einträge im Lieferantenstamm gefunden werden.
In der Zahlbelegtabelle können die zusätzlichen Spalten "Freistellungsbescheinigung erforderlich" und "Freistellungsbescheinigung befristet bis" eingeblendet werden.
Löschen:
In der Tabelle Zahlläufe und in der Tabelle der Zahllaufübersicht können
komplette Zahlläufe (ohne Verarbeitungskennzeichen)
Zahlbelege an einen Zahlungsempfänger
einzelne OP-Belege innerhalb eines Zahlbelegs
über die "Funktionen" gelöscht werden. Alle gelöschten Belege stehen sofort in der OP-Übersicht wieder als offen zur Verfügung.
Als Sonstige Zahlungen gelten
Vorauszahlungen oder sonstige Zahlungen ohne gebuchten Beleg an Lieferanten
einmalige Zahlungen, die über ein Sachkonto verbucht werden
Bei schieben des Mauszeigers auf den Button "Sonstige Zahlung erstellen " wird folgende Anleitung sichtbar:
Zum Erstellen einer sonstigen Zahlung hier klicken und mit der Maus auf eine Bank oder einen passenden Zahllauf ziehen.
D.h. per gedrückter linker Maustaste auf diesen Button, wird der Mauszeiger auf eine Bank oder einen schon vorhandenen Zahllauf geschoben.
Es öffnet sich ein Fenster zum Ausfüllen der entsprechenden Daten.
Geben Sie eine Bezeichnung an und wählen Sie in der zweiten Zeile ein Konto aus, auf das diese Zahlung später verbucht werden wird.
Bei Auswahl Kunden / Lieferanten werden die Adress- und Bankdaten (soweit vorhanden) aus diesem Personenkonto in die Überweisung übernommen.
Sie müssen dann nur noch Betrag und Verwendungszweck ergänzen.
Bei Auswahl Sachkonten können Sie das Aufwandskonto hinterlegen. Die Empfängerdaten sind manuell auszufüllen.
Ist absehbar, dass diese Zahlung häufiger erfolgen wird, kann mit Häkchen "Vorlage speichern" auch gleich eine Vorlage erstellt werden.
"Sonstige Zahlung" zwischenspeichern
Sind beim Ausfüllen der Angaben wichtige Daten noch nicht bekannt (IBAN-Nummer oder Adresse für Scheck), nutzen Sie ebenfalls das Häkchen "Vorlage speichern", um die Zahlung zwischenzuspeichern.
Ziehen Sie die neue Zahlung auf einen passenden Zahllauf bzw. Zahlbeleg, wird für den dort schon vorhandenen Zahlungsempfänger eine weitere Zahlung erzeugt.
Auch hier werden die Adress- und Bankdaten automatisch ergänzt.
Sie können so z.B. die bereits vorbereitete Zahlung fälliger OP an einen Lieferanten durch eine Vorauszahlung (Anzahlung) ergänzen.
Der Zahlbetrag wird entsprechend erhöht und der Verwendungszweck ergänzt.
Bei der Verbuchung des Zahllaufes wird ein A-Konto-Beleg erstellt, der dann mit der späteren Rechnung verrechnet werden kann.
Über die Karte: Sonstige Zahlungen, können Zahlungen die sich auf eine bestimmte Vorlage beziehen, angelegt werden oder man erstellt direkt eine eigene Vorlage.
Allgemeine Vorlage
Die allgemeine Vorlage entspricht der Vorlage aus " sonstige Zahlungen erstellen".
Auch hier können Sie auswählen, ob ein vorhandenes Personenkonto ausgewählt werden soll - mit Übernahme der Adress- und Bankdaten - oder ob eine Überweisung erstellt werden soll, die ein Aufwandskonto betrifft.
In beiden Fällen wird eine Vorlage gespeichert, die für wiederkehrende Zahlungen sehr einfach ausgewählt, evtl. verändert und verarbeitet werden kann.
Umsatzsteuervoranmeldung
Das Sachkonto für Umsatzsteuervorauszahlungen,
die Bankverbindung des Finanzamts (aus den Mandantendaten) und der Verwendungszweck
sind bereits vorbesetzt.
Eine Änderung oder Ergänzung ist jederzeit möglich.
Die Protokolltabelle der übermittelten Voranmeldungen wird zur Auswahl
des Zahlbetrages angezeigt
Die Variable <Zeitraum> wird mit dem Meldezeitraum gefüllt
Dauerfristverlängerung
Sachkonto, Bankverbindung
des Finanzamtes und Verwendungszweck sind auch hier vorbesetzt
Die Protokolltabelle der übermittelten Voranmeldungen wird zur Auswahl
des Zahlbetrages angezeigt
Die Variable <Zeitraum> wird mit dem Meldezeitraum gefüllt
Bei der Vorlagenerstellung der Ust VA kann über das Feld Betrag der entsprechende Betrag aus der gemeldeten Liste eingelesen werden.
D.h. die Protokolltabelle der übermittelten Voranmeldungen wird zur Auswahl des Zahlbetrages angezeigt
Vertragsbezogene Vorlage
Verträge werden im Menüpunkt: Stammdaten | Verträge angelegt.
Bei der Anlage von Verträgen werden:
- Beginn und Enddatum
- Mit wem
- Vertragsnummer
- Betrag
- Wie ist die Belastung (monatlich, jährlich)
- Vertragspartner
- Bankverbindung
hinterlegt.
So können angelegte Verträge in die sonstigen Zahlungen im Zahlungsverkehr eingebunden werden.
Vorlagen im Zahlungsverkehr
Das Programm öffnet hier automatisch die angelegten Verträge
Bei solchen Vorlagen muss nicht unbedingt auf ein Personenkonto gegangen werden, sondern man kann auch ein Sachkonto hinterlegen, sodass eine Sachkontenbuchung erzeugt wird.
Dann auch hier diese Position oder Positionen auf eine Bank schieben und der Zahllauf wird erstellt.
Mit Drag und Drop ziehen Sie die Vorlage auf die gewünschte Bank, oder - falls die Hausbank in der Vorlage hinterlegt ist - direkt in die Zahlläufe.
Wird beim Drag+Drop die Shift-Taste gedrückt
gehalten, kann ein abweichendes Zahllaufdatum eingegeben werden (nicht
bei Vertragsvorlagen!).