Um Serienbriefe zu erstellen, stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Über das Serienbrief Modul der GDILine (Listen | Serienbriefe)
2. Durch Exportieren der Adress-Daten über das SQL-System (Zusatz | SQL-System) und anschliessendes Weiterverarbeiten mit der Serienbrieffunktion eines vorhandenen Textverarbeitungsprogramms (z.B. MS-Word).
Das GDILine -Modul "Serienbriefe" dient zur Erstellung eigener Serienbriefe, ohne auf umfangreiche und oft sehr umfangreiche Textverarbeitungsprogramme zurückgreifen zu müssen.
Für den Hauptanwendungsbereich dieses Moduls, nämlich ausgewählten Adressen (Kunden, Lieferanten, Vertretern, Personal, Sonstige Adressen/Interessenten usw.) Mitteilungen und kleinere Informationen zukommen zu lassen, benötigt man keine komplexe Textverarbeitung. In diesen Fällen reichen die Eigenschaften des Moduls "Serienbriefe" in Verbindung mit den Druckmöglichkeiten des Reportdesigners vollkommen aus.
Im Menüpunkt "Serienbriefe" im Menü "Listen" wählen Sie eine bereits erstellte Selektion aus den Adressdaten oder erstellen per Drag & Drop eine neue und bestimmen einen Report zur Ausgabe auf den Drucker.
Sie wählen einen bestehenden Textbaustein aus oder erstellen einen neuen.
Sie drucken für alle ermittelten Adressen oder eine von Ihnen getroffene Auswahl den Serienbrief aus.
Die Auswahl der Adressen erfolgt dabei über SQL. Diese SQL-Abfrage wird im Normalfall automatisch aus Ihrer per Drag & Drop zusammengestellten Selektion und Sortierung vom Programm erstellt. Sie können den generierten Quelltext auf der Karteikarte "SQL" nachsehen. Diese Methode funktioniert in allen Fällen, wo auf eine Datenbanktabelle (z.B. Kunden, Lieferanten usw.) zugegriffen wird.
In einigen Sonderfällen kann es jedoch notwendig sein, mehrere Datenbanktabellen heranzuziehen. Dann müssen Sie die Checkbox "SQL nicht mit Tabelle synchronisieren" aktivieren. Drag & Drop wird nun ausgeschaltet, und Sie müssen die SQL per Hand schreiben.
Hinweis:
Benötigen Sie nicht nur bei der Selektion sondern auch beim Ausdruck Felder aus verschiedenen Tabellen, so müssen Sie die erforderlichen Datentabellen mit ihrer entsprechenden Verknüpfung zur Mastertabelle im Report aufnehmen. Dies gilt insbesondere bei selbstgenerierten SQLs, die JOIN-Befehle beinhalten.
Im folgenden machen wir Sie nun mit den oben aufgeführten drei Schritten näher vertraut.
Im ersten Schritt erstellen Sie eine SQL-Abfrage, die den gewünschten Adressbereich aus der Datentabelle herausfiltert. Dabei gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, je nachdem ob Sie die Checkbox "SQL nicht mit Tabelle synchronisieren" aktivieren oder nicht.
Im Normalfall (nicht aktiviert) können Sie per Drag & Drop die Kriterien für Selektion und Sortierung zusammenziehen, aus denen das Programm im Hintergrund eine SQL erstellt.
In Sonderfällen, d.h. wenn Sie mehrere Tabellen benötigen, müssen Sie die Checkbox aktivieren. Drag & Drop funktioniert dann nicht mehr, Sie erfassen die erforderliche SQL per Hand.
Im Maskenkopf werden die Grundeinstellungen vorgenommen:
Über die Selektionsnummer werden Ihre einzelnen Serienbriefaktionen verwaltet. Sie können der Nummer eine Bezeichnung zuweisen.
Hier wählen Sie den Adressbereich aus, den Sie anschreiben. Es stehen die Datentabellen Kunden, Lieferanten, Vertreter, Personal und Interessenten zur Auswahl.
In diesem Feld legen Sie fest, über welches Formular Sie ausdrucken wollen. Diese Formulare werden mit dem Reportdesigner erstellt. Der Dateiname setzt sich nach folgender Regel zusammen (am Beispiel des Reports Nr. 1 für Kunden "KORBKU01.rpd")
Namensteil steht für
KORB Korrespondenz / Serienbriefe
KU Kunden (LI=Lieferanten)
00 Laufende Nummer
Für den ausgewählten Adressbereich werden Ihnen die dafür bestehenden Reports zur Auswahl angeboten.
Die Selektion der Adressen erfolgt im Bereich mit den Überschriften Bed. (Bedingung) und Feldname (). In der Liste rechts erscheinen die Feldnamen der Datentabelle, die Sie im Adressbereich ausgewählt haben. Per Drag & Drop können Sie die gewünschten Felder herüberziehen und bei mehreren die Verknüpfungsbedingung festlegen. Standardmäßig wird "AND" genommen. Wenn Sie in der Spalte "Bed." auf die rechte Maustaste klicken, stehen Ihnen noch die Bedingungen "OR", "AND NOT" und "OR NOT" zur Verfügung.
Wollen Sie eine Bedingung wieder entfernen, werfen Sie sie per Drag & Drop in den Papierkorb.
Ferner können Sie eine Sortierung der Daten veranlassen, indem Sie ebenfalls per Drag & Drop Feldnamen aus der Liste rechts in die Tabelle ziehen und festlegen, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
Auch hier gilt: Wollen Sie ein Sortierkriterium wieder entfernen, werfen Sie es per Drag & Drop in den Papierkorb.
Jederzeit können Sie über den Karteireiter "SQL" sehen, wie die SQL aussieht, die das Programm im Hintergrund aus Ihren per Drag & Drop zusammengestell-ten Selektier- und Sortierkriterien erzeugt hat.
Danach können Sie wieder auf den Karteireiter "Tabelle" klicken und erhalten die oben beschriebene Ansicht.
Neben dieser sehr komfortablen Möglichkeit können Sie die erforderliche SQL selbst per Hand eingeben. Dazu müssen Sie die Checkbox "SQL nicht mit Tabelle synchronisieren" aktivieren.
Diese Option sollten Sie nur anwählen, wenn Sie über den Standard hinausgehende Abfragen gestalten wollen, sei es, dass Sie mehrere Tabellen zugrundelegen, sei es, dass Sie Variablen eingeben wollen.
Sie erfassen Ihre SQL auf der gleichnamigen Karteikarte. Die genaue Syntax für SQL-Abfragen entnehmen Sie bitte einem SQL-Handbuch. Ein paar Besonderheiten können Sie auch im Kapitel "SQL" unter "Zusatzmodule" nachlesen.
Die Datentabellenfelder werden auf der Karteikarte "Tabelle" nicht mehr angezeigt. Stattdessen können Sie hier den - eventuell - in Ihrer SQL verwendeten Variablen Werte zuweisen.
In selbst erstellten SQLs können Sie mit dem "JOIN"-Befehl mehrere Datentabellen miteinander verknüpfen, um auch kompliziertere Abfragen zu realisieren.
In unserem Fall wurde in der SQL auf der gleichnamigen Karteikarte eine Variable namens "Anzahl" eingebaut. Hier auf der Karteikarte "Tabelle" können Sie dieser einen Wert zuweisen.
Mit dem Button "Weiter" gelangen Sie auf die nächste Seite.
Über die Nummer laden Sie entweder bereits erstellte Textbausteine, die im Menüpunkt "Textkonserven" in den "Basisdaten" verwaltet werden oder Sie erstellen hier einen neuen.
Sie können dazu eine Nummer und eine Bezeichnung vergeben, unter denen dieser Textbaustein dann später gesucht werden kann.
Bis zu 3 Kurztexte können vergeben werden. Im Reportdesigner können Sie diese Kurztexte beliebig in den jeweiligen Report einbauen. Der Kurztext 1 wird z.B. in den von GDI mitgelieferten Reports als Betreffzeile verwendet. Den eigentlichen Serienbrieftext geben Sie im Editierfeld ein. Dabei können Sie wie bei allen Langtextbearbeitungen mit <F4> ein Rich-Text-Eingabefeld öffnen.
Wenn Sie nicht mit <F4> das RichText-Eingabefeld aktivieren, müssen Sie darauf achten, dass Sie willkürliche Zeilenumbrüche nicht mit <RETURN>, sondern mit <Strg>+<RETURN> durchführen können. <RETURN> allein führt nämlich zum Verlassen des Editierfeldes.
Mit dem Button "Zurück" gelangen Sie auf die vorhergehende Seite, mit dem Button "Weiter" auf die nächste Seite, wobei gleich der SQL-Lauf nach Ihrer Spezifikation durchgeführt wird.
Auf dieser Seite erhalten Sie die Ergebnisse des SQL-Laufs in tabellarischer Form angezeigt. Beim Start ist auf dieser Seite kein Datensatz markiert. Das bedeutet, wenn Sie sofort - ohne weitere Selektion per Hand - ausdrucken, wird der Serienbrief an alle hier aufgeführten Adressen ausgedruckt.
Wählen Sie eine oder mehrere (per <Strg> und Mausklick oder per <Shift>+ Cursortasten) Adressen aus, so erfolgt die Ausgabe nur für diese.
Aktivieren Sie die Checkbox "Notizvermerk" (), so wird, wenn Sie den Serienbrief drucken bei den ausgewählten Adressen auf der Karteikarte "Notizen" der neben der Checkbox befindliche Text eingetragen, dazu das Datum. Dies geschieht jedoch nur bei tatsächlicher Ausgabe auf einen Drucker, nicht bei Ausgabe am Bildschirm
In unserem Beispiel wurde der automatisch erstellte Notiztext nicht verändert. Er erscheint in den Kundendaten auf der Karteikarte "Notizen" unter "Text". Datum und Uhrzeit des Serienbriefausdrucks wurde im Feld "Änderung am" eingetragen.
Der Notiztext wird beim Aktivieren der Checkbox automatisch vom Programm eingetragen, kann aber bei Bedarf noch von Hand geändert werden.
Mit den Buttons "Bildschirm" und "Drucker" geben Sie den Serienbrief mit den ausgewählten Adressen aus.